Un back office d’hôtel est une pièce ou un espace dans un hôtel qui est mis en place pour traiter certains des travaux financiers de niveau supérieur et d’autres problèmes auxquels ce type d’entreprise est confronté. Cette section de l’hôtel abrite également généralement les bureaux du personnel de gestion de niveau supérieur. Les grands hôtels ou franchises d’une chaîne peuvent avoir plus d’éléments mis en place dans le back-office que les petits hôtels indépendants, qui peuvent parfois ne pas avoir de back-office du tout.
L’une des fonctions les plus importantes d’un back-office hôtelier est une configuration permettant de traiter les informations financières à long terme. Les éditeurs de logiciels vendent généralement des logiciels de back-office pour les hôtels qui aideront à fournir des rapports comptables annuels ou à organiser des détails financiers à long terme. Cela contraste avec la réception, ou la réception, d’un hôtel, où les employés de niveau inférieur conservent généralement les espèces reçues des clients et conservent des informations à jour sur les finances nocturnes ou hebdomadaires, ainsi que les données de carte de crédit des clients récents.
Souvent, les grands hôtels disposent d’une base de données sophistiquée pour les informations sur les clients et l’archivage des données. Ceci est souvent hébergé dans le back-office de l’hôtel ou considéré comme faisant partie d’une opération de back-office. Ce type d’informations est important pour pouvoir confirmer les séjours passés d’un client particulier, et aussi pour aider à générer des rapports complexes sur les taux de chambres occupées, ainsi que toutes les dépenses pratiques de l’hôtel, sur une base annuelle ou à long terme. Un budget total à long terme pour un hôtel serait généralement généré dans le back-office.
Une autre comparaison entre la réception ou le front office d’un hôtel et son back office est basée sur la manière dont les employés de l’hôtel sont généralement organisés. Habituellement, les employés de la réception gèrent les problèmes actuels des clients et interagissent directement avec les clients. Les gestionnaires d’invités peuvent également travailler derrière la réception. En revanche, le directeur général d’un hôtel travaillera généralement à partir du back-office de l’hôtel et interagira rarement avec la clientèle. Les directeurs des ventes spéciaux ou d’autres personnes qui ne traitent pas généralement avec les clients actuels travailleront également généralement à partir du back-office ou d’un autre bureau séparé, avec les comptables et les responsables du personnel de maintenance ou d’entretien ménager.
Une autre façon de comprendre le back-office d’un hôtel consiste à évaluer les hôtels franchisés qui font partie d’une plus grande chaîne. Dans ces hôtels, une grande partie de ce qui est signalé au siège social sera hébergé dans le back-office. Lorsque la réception ou le front office est consacré au service client ; un back-office peut avoir un style totalement différent en fonction de la façon dont la chaîne d’hôtels est gérée par le haut.