L’administration du personnel, mieux connue sous le nom de gestion des ressources humaines (RH), est la coordination et la régulation des employés dans une entreprise. Cela implique l’organisation, le recrutement, l’embauche, la formation et l’évaluation des travailleurs. La résolution des conflits et la conformité légale sont également des aspects importants. Avec une bonne équipe RH qui fait bien son travail, une entreprise sera souvent au final plus efficace et compétitive, générant des revenus supplémentaires.
Organisation
Dans la plupart des entreprises, une main-d’œuvre bien organisée se traduit par une efficacité, une productivité et des revenus accrus. Le premier objectif de l’administration du personnel est donc d’organiser tous les employés de manière à leur permettre de coopérer et d’accomplir les tâches de la meilleure façon possible. Des exemples de problèmes dans ce domaine incluent le nombre de départements nécessaires, le nombre de personnes devant être dans chaque département, le ratio manager/employés et les chaînes de commandement alternatives à utiliser lorsque les managers ne peuvent pas être contactés. L’organisation traite également de la manière d’affecter des personnes à des projets spécifiques, ainsi que de maintenir les employés en bonne santé et en sécurité dans l’environnement de travail.
Recrutement et embauche
Une fois que les membres de l’équipe d’administration du personnel d’une entreprise savent organiser les travailleurs et leurs projets, ils commencent à recruter et à embaucher activement des employés. Ils publient des avis sur les postes disponibles, organisent ou participent à des événements tels que des salons de l’emploi et mènent des entretiens initiaux pour trouver les candidats les plus qualifiés et les plus expérimentés. Ils transmettent ensuite les informations sur les candidats finaux aux chefs de service, qui mènent souvent les derniers entretiens et appellent les personnes à embaucher.
Formation
Les employés qui sont nouveaux dans une entreprise ne connaissent pas toujours les politiques et procédures de l’entreprise, même s’ils ont une expérience et des compétences incroyables. Une formation est presque toujours nécessaire pour y remédier. Les membres du service des ressources humaines peuvent développer les événements de formation et la documentation nécessaires pour que les employés travaillent efficacement. Ils organisent et supervisent également des formations supplémentaires, telles que celles nécessaires pour évoluer vers un poste différent dans l’entreprise. Dans certains cas, ils s’associent à divers établissements d’enseignement pour développer des programmes qui permettront aux employés d’obtenir des certifications ou des diplômes liés à l’industrie.
Évaluation
La plupart des entreprises veulent savoir que leurs employés sont performants à un certain niveau. Ils veulent également savoir que les travailleurs suivent bien les politiques et les procédures. L’une des tâches de l’équipe d’administration du personnel est donc de développer des techniques et des outils que les gestionnaires peuvent utiliser à des fins d’évaluation. Un exemple courant est un formulaire standardisé pour une évaluation du rendement d’un employé. Les travailleurs des ressources humaines utilisent les données collectées via ces éléments pour analyser l’activité au sein de l’entreprise et prendre des décisions telles que l’augmentation des salaires.
Résolution de conflit
Un avantage de l’utilisation des personnes par rapport aux machines est que les individus peuvent être innovants et afficher des processus de pensée logiques basés sur l’expérience, mais les gens ne s’entendent pas toujours dans leurs efforts. Le service RH est chargé de résoudre les conflits pouvant survenir dans l’entreprise, notamment ceux entre les différents niveaux de management. Ils travaillent également à résoudre les conflits qui ne sont pas interpersonnels, comme un nouvel employé se sentant déplacé dans son environnement de travail. Il est indispensable de tenir des registres détaillés de ces activités, car certains conflits finissent par entraîner des mesures disciplinaires ou un licenciement qui, s’ils ne sont pas correctement exécutés, peuvent entraîner des poursuites judiciaires.
Les travailleurs de la gestion du personnel ont généralement plus de facilité à résoudre les conflits lorsqu’ils disposent d’un cadre solide de politiques et de procédures claires sur lesquelles s’appuyer. Les politiques et procédures permettent aux employés du service du personnel de rester objectifs alors qu’ils essaient de trouver des solutions viables. Ils s’assurent également que les solutions proposées sont conformes aux objectifs de l’entreprise. L’équipe RH travaille en étroite collaboration avec les membres de la direction pour mettre en place la documentation des politiques et des procédures pour cette raison.
Conformité légale
Les membres de l’équipe RH examinent les politiques et les réglementations non seulement pour leur entreprise, mais aussi pour leur juridiction. Ils veillent à ce que les employés remplissent les formulaires fiscaux appropriés, par exemple, et tout autre document requis par le gouvernement. Cette tâche est difficile car de nouvelles lois sont adoptées régulièrement, obligeant les employés de l’administration du personnel à ajuster les activités et la documentation au sein de l’entreprise. C’est essentiel car le non-respect d’une seule réglementation peut mettre en danger la réputation et le fonctionnement de l’entreprise.
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