La gestion des processus est une série de techniques, de compétences, d’outils et de méthodes utilisées pour contrôler et gérer un processus métier au sein d’un grand système ou d’une organisation. Le terme est le plus couramment utilisé dans l’analyse commerciale, les études de productivité et l’ingénierie des systèmes. Le but de la gestion des processus est d’identifier et de documenter clairement toutes les étapes et actions entreprises pour mener à bien un processus ou un flux de travail.
Ce type de travail requiert une grande attention aux détails, d’excellentes compétences en communication écrite, des capacités d’analyse et la capacité de répondre objectivement aux exigences du projet. La gestion des processus implique la documentation du processus actuel, l’évaluation du temps et du niveau d’effort, ainsi que l’analyse de l’efficacité, des goulots d’étranglement et des coûts globaux du processus. Les exercices de réingénierie ou de gestion des processus métier commencent souvent par l’analyse des processus.
Ces trois éléments restent les mêmes, peu importe l’industrie ou le secteur. Il convient de noter que le strict respect d’un processus formel de gestion des processus est une méthode reconnue de maîtrise des coûts. Grâce à un examen complet et réfléchi de toutes les étapes d’un processus métier, il est possible d’économiser de l’argent et des ressources dans toute l’organisation. Dans de nombreux cas, chaque unité individuelle ignore ces inefficacités, car elles sont petites et sans conséquence. Cependant, dans l’ensemble de l’organisation, ils peuvent entraîner une réduction significative des coûts et une efficacité accrue.
Dans le processus standard de gestion des processus, la première étape est l’examen du processus existant. Cela comprend généralement la lecture du manuel d’exploitation, la discussion avec le personnel et l’observation des activités. Il n’est pas rare que le processus réel diffère des étapes écrites. Cela est souvent dû à des manuels obsolètes ou à l’échec du manuel à vraiment saisir toutes les étapes et leurs implications.
L’observation du personnel est une façon de déterminer le temps requis pour chaque étape d’un processus. Une autre façon consiste simplement à mesurer le temps nécessaire pour terminer un processus entier et à déterminer le temps moyen pour chaque étape. Le moyen le plus efficace est de passer une courte période de temps dans chaque rôle.
Travailler dans un poste, en particulier dans un environnement de production ou de fabrication, met rapidement en évidence les enjeux, les forces et les faiblesses du processus actuel. Cela donne également l’occasion au personnel de voir un engagement à vraiment comprendre le processus, et peut générer plus de discussions. Parlez au personnel et aux superviseurs pour vraiment comprendre leurs idées et voir où des améliorations peuvent être apportées.