Un système de gestion des processus est une méthodologie généralement utilisée pour planifier, surveiller et gérer un processus métier. Le terme gestion des processus est utilisé pour expliquer toutes les étapes suivies pour mieux comprendre les exigences des clients et déterminer la façon la plus rentable de répondre à ces besoins. Il est important de noter qu’un système de gestion de processus peut être soit une série d’étapes et de tâches, soit un système logiciel informatique. Quel que soit le type de système, il existe une série de tâches et d’étapes spécifiques qui doivent généralement être effectuées.
Chaque système de gestion des processus implique généralement six tâches, qui doivent toutes être effectuées dans l’ordre. La première tâche consiste à définir le processus, à comprendre les besoins du client, ainsi que les risques et les défis auxquels l’organisation doit répondre pour répondre à ces besoins. Un processus clairement défini est généralement essentiel car l’équipe d’analystes commerciaux reviendra continuellement sur cet élément tout au long du projet.
Visualiser le processus idéal est la tâche suivante. Ce processus nécessite une compréhension claire du processus, des normes de l’industrie, des réglementations gouvernementales et de toute autre règle qui régit le processus métier. En plus de comprendre les exigences des tiers, la structure actuelle de l’organisation et tous les systèmes déjà en place doivent également être pris en considération.
Les métriques sont le meilleur moyen de développer une base de référence du processus commercial actuel et de déterminer comment l’application d’un système de gestion des processus aidera les opérations commerciales. Plus précisément, les informations sur le taux de rotation, le temps de traitement, le temps de réponse du client et tout retard ou goulot d’étranglement doivent être documentés. Ces valeurs seront référencées lors de la mise en œuvre du système de gestion des processus et doivent être utilisées après la mise en œuvre de tout changement pour évaluer le succès du processus.
Des contrôles internes sont requis dans tout processus, et les contrôles actuels doivent généralement être documentés. Lors de l’utilisation d’un système de gestion des processus, il est essentiel d’inclure le développement et la mise en œuvre de contrôles internes dans le système. Ces contrôles sont nécessaires pour gérer l’accès, fournir des pistes d’audit et soutenir l’organisation.
Lors de la mise en œuvre d’un système de gestion des processus, deux types de rapports sont élaborés. Des rapports d’activité sont fournis à chaque étape et distribués aux parties prenantes et aux responsables des processus métier. Le but de ces rapports est de tenir tout le monde informé de l’état d’avancement du projet et de documenter toutes les informations apprises au cours du processus. Le deuxième type de rapport est basé sur les transactions en cours, les problèmes identifiés, les taux de rotation et d’autres valeurs généralement utilisées pour mesurer les performances.