La posta vocale è un tipo di servizio di messaggistica che consente la registrazione, il trasferimento e l’archiviazione dei messaggi registrati. Una volta principalmente uno strumento per aziende e aziende, la segreteria telefonica è ora una funzionalità standard con le reti mobili. Sebbene in origine la posta vocale fungesse da segreteria telefonica di base che potrebbe servire una rete di telefoni, oggi può essere integrata con la posta elettronica e altre reti elettroniche per creare sistemi di messaggistica completi.
L’origine della segreteria è un argomento controverso; diverse aziende e individui rivendicano l’invenzione per se stessi. I primi brevetti per dispositivi di registrazione telefonica di rete sono stati rilasciati alla fine degli anni ‘1970 e all’inizio degli anni ‘1980. Lo sviluppo di questi prodotti innovativi è stato in gran parte una reazione alla crescente preoccupazione per l’efficienza aziendale; le aziende che effettuavano e ricevevano centinaia o addirittura migliaia di chiamate al giorno potevano avere enormi difficoltà a garantire che i messaggi venissero ricevuti correttamente e andassero alla persona giusta. La posta vocale permetteva al chiamante di lasciare un messaggio chiaro e dettagliato che poteva essere ascoltato a piacimento dal destinatario previsto. Utilizzando una rete di estensioni telefoniche dedicate a individui specifici all’interno dell’azienda, le segretarie potevano garantire che i messaggi arrivassero alla persona corretta.
I sistemi di messaggistica vocale sono generalmente gestiti utilizzando un computer principale in loco o un operatore esterno fornito da una società esterna. Mentre i sistemi gestiti internamente sono in genere più personalizzabili, le reti esterne eliminano la necessità per i lavoratori oi partecipanti di capire come eseguire il sistema. Per utilizzare una rete in loco, solitamente almeno una persona deve essere formata al funzionamento e alla gestione del sistema, mentre la gestione e la manutenzione delle reti esterne è affidata al personale di rete.
Sebbene ci siano alcune variazioni tra i provider di rete, molti sistemi di messaggistica vocale sono abbastanza semplici da configurare e utilizzare. L’utente registra un messaggio in uscita con informazioni di base, come nome e metodi aggiuntivi per raggiungerlo. Quando una chiamata viene inviata alla casella vocale, il chiamante ascolta queste informazioni prima di avere l’opportunità di registrare un messaggio per l’utente. Per ascoltare i nuovi messaggi, l’utente deve accedere al sistema e spesso inserire un passcode scelto dall’utente. Dopo che il nuovo messaggio è stato riprodotto, l’utente può salvare o eliminare il messaggio o riprodurlo prima di passare alla successiva registrazione vocale memorizzata.
Alcuni sistemi includono anche funzionalità aggiuntive, come l’invio di notifiche di una chiamata ad altre reti. Ad esempio, quando lascia un messaggio, il chiamante può avere la possibilità di chiamare l’utente. Altre reti integrate possono consentire al chiamante di inviare una notifica e-mail o un fax anche all’utente. Integrando più sistemi di messaggistica, un chiamante ha maggiori possibilità di raggiungere rapidamente il proprio contatto con le informazioni.
Un’altra caratteristica importante di molti sistemi di posta vocale è la possibilità di accedere ai messaggi da un telefono o dispositivo esterno. Per fare ciò, la persona di solito deve chiamare il numero collegato al sistema di messaggistica vocale e attendere la riproduzione del messaggio in uscita registrato. Quindi, digitando un codice di accesso scelto dall’utente o assegnato dalla rete, è possibile raggiungere i messaggi. La flessibilità del sistema è considerata da molti un grande punto di forza, poiché le persone possono raggiungere i messaggi su una rete da qualsiasi telefono o dispositivo mobile.