Le registrazioni di chiusura sono le registrazioni contabili finali che vengono inserite nelle registrazioni contabili prima della chiusura del periodo contabile e spostano in avanti il trasferimento dei dati di entrate e spese ai record che rappresenteranno il periodo contabile successivo. I dati della registrazione di chiusura immessi alla fine di un periodo servono come dati della registrazione di apertura per il nuovo periodo. Questo approccio consente di valutare facilmente le condizioni finanziarie del periodo e di prepararsi per eventuali aggiustamenti che potrebbero essere necessari nel prossimo periodo.
L’utilizzo di un approccio di chiusura della registrazione consente di comprendere l’impatto sia dei ricavi o proventi generati sia dell’effetto dei costi sul patrimonio netto dell’entità. Come strumento di contabilità, la voce di chiusura può essere utilizzata altrettanto efficacemente con registri contabili mensili che tengono traccia di un budget domestico come possono con una contabilità aziendale più complicata. In entrambi i casi, la registrazione di chiusura fornisce un punto logico di dati per terminare un ciclo contabile e iniziarne uno nuovo.
Utilizzando una registrazione di chiusura, è possibile chiudere un periodo contabile in corso con un saldo pari a zero. Questo perché qualsiasi saldo residuo viene trattato come un credito. Quando viene effettuato il trasferimento in avanti al nuovo periodo contabile, viene applicato un addebito alle entrate che appaiono a portata di mano, in modo che il saldo in quel particolare conto diventi zero. Allo stesso tempo, il saldo trasferito viene registrato come credito o saldo a termine per il nuovo periodo, assumendo che il saldo rappresenti un ricavo. Nel caso in cui il saldo trasferito rappresenti delle spese, apparirà come un addebito o una spesa inoltrata.
L’uso di una registrazione di chiusura come voce di contabilità comune continua ancora oggi con l’uso di software di contabilità, nonché nei casi in cui vengono ancora mantenuti libri contabili vecchio stile. In entrambi i casi, è facile utilizzare la registrazione di chiusura come strumento contabile per delimitare chiaramente i periodi contabili, anche quando i libri sono valutati sia in termini di anni fiscali che di anni solari.
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