Book-to-bill è un calcolo che aiuta a identificare la relazione corrente tra gli ordini che sono stati effettuati dai clienti ed elaborati fino all’invio delle fatture per tali ordini. Solitamente definito come un rapporto, il book-to-fattura può aiutare un’azienda a valutare l’efficienza del processo di evasione degli ordini, nonché a misurare la domanda dei suoi prodotti. Un buon rapporto indica che l’offerta è sufficiente per soddisfare la domanda, che gli ordini vengono elaborati in modo tempestivo e che i prodotti vengono spediti e le fatture inoltrate in modo coerente con l’attività di inserimento degli ordini dei clienti.
Ci sono diversi vantaggi che derivano da una valutazione accurata dell’attuale rapporto tra libri e fatture. Si ha a che fare con il monitoraggio dell’andamento della domanda per ogni bene o servizio fornito dall’impresa. Poiché il rapporto implica il confronto del numero di ordini effettuati con gli ordini che sono stati evasi e fatturati durante un periodo di fatturazione specifico, è relativamente facile confrontare i risultati di diversi periodi e determinare se tale domanda rimane coerente, aumenta in modo significativo o è in declino. Ciò rende possibile adeguare la produzione di conseguenza e prevenire un inventario insolitamente elevato di prodotti finiti o correre il rischio di esaurire tale inventario e di non essere in grado di soddisfare gli ordini dei clienti.
L’utilizzo dell’approccio book-to-bill aiuta anche a proiettare le entrate per i periodi successivi. Ciò è spesso necessario come parte della pianificazione per mantenere con successo il budget per l’anno fiscale in corso e per prepararsi a redigere un budget per l’anno successivo. Sulla base delle tendenze con domanda e offerta rivelate dal calcolo book-to-bill, le aziende possono effettuare tagli di budget nei restanti periodi dell’anno per far fronte a una diminuzione degli ordini o adeguare alcune voci per consentire un aumento della produzione per stare al passo con il domanda prevista.
L’uso di una valutazione book to bill può anche aiutare a migliorare le procedure utilizzate nel processo di evasione degli ordini. Se sembra esserci un intervallo di tempo insolito tra la ricezione di un ordine del cliente e il suo evasione, questo apparirà spesso nella valutazione per il periodo di fatturazione. Ciò offre ai manager l’opportunità di identificare i punti del processo che potrebbero essere ristrutturati e accelerare i componenti di spedizione e fatturazione, una mossa che spesso migliorerà l’invecchiamento di tali fatture in sospeso e consentirà all’azienda di ricevere i pagamenti prima piuttosto che dopo.
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