L’invecchiamento dei debiti è un termine che si riferisce alla quantità di tempo che un’azienda impiega per regolare i saldi dovuti ai suoi creditori e fornitori. A differenza dell’invecchiamento dei crediti, che tiene traccia dell’intervallo di tempo impiegato dai clienti per effettuare i pagamenti sulle fatture emesse, l’invecchiamento dei debiti si concentra su come l’azienda imposta e gestisce il pagamento dei debiti dovuti dall’azienda. L’idea generale alla base di questo processo di invecchiamento è identificare potenziali problemi che potrebbero portare alla valutazione di addebiti tardivi e altre commissioni che aumenterebbero le spese dell’azienda e organizzare il calendario dei pagamenti in modo che il più possibile il debito venga pagato entro termini.
Sebbene ci siano diverse strategie utilizzate per gestire l’invecchiamento dei debiti, la maggior parte delle aziende struttura un processo che tiene a mente due elementi chiave. In primo luogo, il processo deve considerare i termini associati a ciascuno dei debiti insoluti. Ciò significa sapere quale dei fornitori ha termini di pagamento di 30 giorni e quali prevedono periodi di pagamento più lunghi. Utilizzando tali termini come base per l’organizzazione del programma di pagamento, l’azienda può creare una procedura continua che assicura che i pagamenti vengano emessi in modo tale che vengano ricevuti dai fornitori in tempo per essere ricevuti e registrati nei loro conti entro i termini di pagamento. Ciò significa che non vengono applicate commissioni di ritardo o interessi aggiuntivi ai saldi dei conti da parte di tali fornitori, risparmiando effettivamente i soldi dell’azienda.
Il secondo aspetto dell’invecchiamento della contabilità fornitori dovrebbe essere tenuto presente quando si progetta il programma di scadenza della contabilità fornitori è la necessità di bilanciare i livelli di pagamento con l’inventario finito. Ciò significa semplicemente che i pagamenti vengono emessi ai fornitori in linea con la vendita dell’inventario finito, in modo che il denaro delle vendite possa essere utilizzato per saldare i debiti contratti nell’ambito dell’operazione commerciale. Qui bisogna avere cura di negoziare con i fornitori condizioni di pagamento che siano in linea con la tipica inversione di tendenza nella produzione e nella vendita dei prodotti finiti.
Se gestito con successo, l’invecchiamento dei debiti riduce al minimo la possibilità di sostenere debiti significativi che esulano dall’ambito dei termini di pagamento. Ciò a sua volta aiuta a proteggere l’integrità delle relazioni con i fornitori e consente all’azienda di godere di un rating creditizio favorevole. Allo stesso tempo, si evita l’accumulo di una grande quantità di commissioni o penali in ritardo su tali fatture in sospeso, il che a sua volta aiuta a mantenere i profitti dell’azienda un po’ più sani.
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