Un registro delle tasse fornisce uno spazio per registrare le informazioni relative alle tasse, per facilitare la tenuta dei registri durante tutto l’anno. Può includere campi per reddito, detrazioni, pagamenti alle agenzie fiscali e altri dati che potrebbero essere importanti per la contabilità fiscale. L’utilizzo di un libro mastro può ridurre i tempi di preparazione delle tasse e creare un record standardizzato da utilizzare in caso di verifica. Il software Ledger può essere in grado di generare report e interfacciarsi con altri programmi di contabilità per semplificare la registrazione finanziaria.
Come altri libri mastri, il registro delle imposte contiene una serie di colonne per le informazioni relative alle transazioni e righe per la registrazione di ciascuna transazione individualmente. I record possono annotare la data, l’importo e la natura, insieme ad altre informazioni rilevanti, come una classificazione per annotare dove andrebbe una detrazione in una dichiarazione dei redditi. Le informazioni per un registro delle imposte possono essere estratte direttamente da ricevute e fatture o da un programma software in cui sono archiviate le informazioni contabili.
Il software può essere estremamente utile per i record finanziari. Alcuni programmi comunicheranno con un conto bancario per estrarre automaticamente i dati delle transazioni e potrebbero essere in grado di classificarli anche sulla base delle categorie assegnate alle transazioni precedenti. Le informazioni relative alle imposte possono essere inserite in un registro delle imposte separato e sommate in rapporti periodici. Questi possono elencare detrazioni, pagamenti e altre informazioni rilevanti per la comodità del contribuente o di un contabile.
Sono disponibili anche registri cartacei. È consigliabile dedicare del tempo all’aggiornamento per assicurarsi che le informazioni rimangano il più aggiornate possibile e utilizzare un sistema coerente per l’inserimento delle informazioni. Ciò consente agli utenti di scremare rapidamente i loro libri mastri per raccogliere il materiale necessario quando preparano le tasse. I contribuenti possono conservare copie insieme ad altri documenti a cui fare riferimento in caso di domande o problemi con le dichiarazioni dei redditi.
Oltre a tenere traccia di pagamenti, detrazioni e altre informazioni per le imposte personali o aziendali, è possibile utilizzare anche un registro delle imposte per tenere traccia dell’imposta sulle vendite. Le aziende sono obbligate a riscuotere l’imposta sulle vendite in molte regioni e possono mantenere un registro separato per tenerne traccia, poiché ciò può diventare molto complicato. Il personale può registrare le transazioni soggette all’imposta sulle vendite e l’importo riscosso in modo da poterle inviare, insieme alla documentazione richiesta, quando sono dovuti i pagamenti dell’imposta sulle vendite. Ciò può ridurre il rischio di mancato pagamento o di mancato invio dell’importo corretto al governo.
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