Le persone spesso ricevono informazioni contrastanti sul periodo di tempo in cui dovrebbero conservare un assegno annullato. In alcuni casi, potrebbero esserci regole diverse che si applicano alle persone fisiche rispetto alle entità aziendali, ma in generale, la maggior parte degli assegni cartacei può essere eliminata una volta che sono stati riconciliati con l’estratto conto mensile. Esistono diverse eccezioni, la maggior parte delle quali ha a che fare con la tenuta di registri accurati ai fini fiscali. A seconda del tipo di spesa, alcuni assegni annullati devono essere conservati solo per un anno, mentre altri devono essere archiviati per almeno sette anni.
Un assegno che hai scritto è considerato annullato quando i fondi sono stati prelevati dal tuo conto bancario. L’assegno effettivo viene solitamente timbrato o altrimenti contrassegnato come annullato e, in alcuni casi, ti viene restituito. In caso contrario, potresti ricevere una fotocopia o avere accesso alle informazioni online: questa pratica da parte della banca è in genere indicata come conservazione, troncamento o custodia dell’assegno. Potrebbe non essere necessario conservare estratti conto o assegni cartacei se si ha accesso ad essi online o richiedendo copie alla banca. Molte persone scoprono che queste pratiche li aiutano a controllare il disordine della carta.
Alcune potenziali situazioni in cui dovresti conservare un assegno annullato potrebbero includere la fornitura di una prova di acquisto per un articolo difettoso o una prova di pagamento di una fattura. Ancora più importante, alcuni assegni annullati dovrebbero essere conservati come parte dei registri fiscali, come quelli per le spese deducibili. La maggior parte degli esperti finanziari consiglia di depositare l’assegno annullato per un minimo di sette e un massimo di dieci anni. Per i residenti negli Stati Uniti, questo può aiutarli a salvaguardare le loro informazioni e fornire documentazione se sono controllati dall’Internal Revenue Service (IRS).
Altri assegni annullati, come quelli per pagamenti di routine, di solito possono essere scartati dopo tre anni, al massimo. Alcuni, tuttavia, potrebbero dover essere salvati per documentare ad esempio gli oneri relativi all’assistenza sanitaria a fini assicurativi. Inoltre, ai proprietari di case viene spesso consigliato di conservare gli assegni annullati relativi al miglioramento della casa finché possiedono la proprietà.
Ci sono alcuni svantaggi nell’avere solo un assegno annullato come documentazione. In alcuni casi, l’assegno mostra quanto è stato pagato ea chi, ma non indica le specifiche di ciò che è stato acquistato. Di conseguenza, può essere difficile giustificare determinate spese aziendali e cancellarle ai fini fiscali. Pertanto, potrebbe essere utile conservare le ricevute e altri documenti giustificativi come informazioni supplementari. Quando non sono più necessari, gli assegni e altri documenti di solito dovrebbero essere triturati per evitare frodi di identità.
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