Un’offerta governativa è un’offerta per fornire un servizio al governo in cambio di una certa somma di denaro. Il processo di offerta è simile a quello che avviene in un’asta, tranne per il fatto che le diverse entità competono per fornire un servizio al prezzo più basso. Le agenzie governative che cercano offerte stanno cercando di adempiere ai loro incarichi riducendo al minimo i costi. Una società che presenta un’offerta governativa sta cercando di realizzare un profitto entrando in una relazione d’affari con il governo.
Quando a un ente governativo viene chiesto di fornire un servizio, in genere prima decide se può svolgere le funzioni internamente o se deve assumere un appaltatore. Proprio come negli affari, il governo assume appaltatori se offrono alcune competenze speciali o possono svolgere un lavoro a un prezzo basso. Come regola generale, più grande è il progetto, più è probabile che siano coinvolti gli appaltatori. Questo può essere visto in molti progetti militari.
Se il lavoro in appalto è ritenuto necessario, un’agenzia governativa emetterà una richiesta di proposta (RFP). Una richiesta di offerta indica semplicemente i requisiti dell’agenzia emittente che sta pagando il servizio. A questo punto, i potenziali appaltatori interessati risponderanno alla RFP con un’offerta governativa. Le offerte possono variare in più di un semplice preventivo. Ad esempio, se si cerca un sistema ferroviario ad alta velocità, le proposte possono comportare diversi progetti di treni, programmi di costruzione o procedure di manutenzione.
La scala dei servizi forniti dal governo nei moderni paesi industrializzati può essere vasta. A volte una terza parte aiuta a far combaciare le offerte del governo con gli appaltatori. Gli appaltatori spesso pagheranno altre società per vagliare la moltitudine di RFP per quelle che potrebbero essere applicabili a loro.
Dopo un periodo designato di offerta, l’agenzia governativa responsabile valuta ogni offerta e seleziona quella che meglio soddisfa i suoi requisiti. Questa può essere o meno l’offerta con il prezzo più basso: spesso vengono selezionate offerte con un prezzo più alto se altri vantaggi della proposta superano la differenza di prezzo. Se un numero sufficiente di aziende non risponde con un’offerta governativa o se nessuna proposta è adeguata, può essere emessa una nuova RFP.
Una volta che il governo seleziona un’offerta vincente, firma un contratto legale con l’azienda per fornire il servizio necessario al prezzo concordato. In un contratto a prezzo fisso, non ci sono abbuoni per aumenti di pagamento se i costi di produzione sono superiori al previsto. Al contrario, un contratto cost-plus prevede delle clausole per consentire un corrispettivo variabile al completamento del servizio. Questo è un tipo comune di contratto per progetti di difesa su larga scala che si ritiene abbiano costi di sviluppo imprevedibili.