La collaborazione virtuale è un processo attraverso il quale individui e gruppi di lavoro possono comunicare e lavorare insieme su un singolo progetto da qualsiasi posizione nel mondo attraverso l’uso della tecnologia. Dal 2005 si è registrato un aumento significativo della potenza e della popolarità degli strumenti di collaborazione virtuale disponibili. Questi strumenti consentono alle aziende e alle organizzazioni di unire i propri sforzi creativi e gestionali in tempo reale senza la necessità di recarsi in un luogo specifico della riunione. L’agilità di questi strumenti ha consentito alle aziende e alle organizzazioni di sviluppare prodotti e completare progetti in modo più efficiente, economico e rispettoso dell’ambiente.
Esistono numerosi strumenti di collaborazione virtuale disponibili per organizzazioni, piccoli gruppi e individui che desiderano partecipare virtualmente a progetti. Il tipo più elementare di strumento di collaborazione virtuale è il sistema di teleconferenza, che consente a grandi gruppi di persone di tenere una riunione e discutere un progetto da qualsiasi luogo. I prezzi per software e strumenti di collaborazione virtuale basati sul Web variano da opzioni a basso costo come le applicazioni di collaborazione di Google per le aziende a soluzioni di fascia alta come il software Microsoft Enterprise.
Gli strumenti di collaborazione virtuale fanno appello a una grande varietà di aziende grazie ai vantaggi del risparmio sui costi e all’efficienza associati a questi sistemi. Consentono alle grandi aziende di attingere a una forza lavoro globale o commissionare a un esperto di affari non locali senza aumentare le spese generali associate all’espansione dello spazio ufficio fisico per fare spazio a dipendenti aggiuntivi o appaltatori indipendenti. L’emergere di strumenti di collaborazione significa anche che le aziende hanno la capacità di offrire ulteriori opportunità di telelavoro ai dipendenti, il che può migliorare l’equilibrio tra vita professionale e vita privata e la soddisfazione generale dei dipendenti. Gli strumenti di collaborazione virtuale consentono inoltre alle organizzazioni più piccole di diventare più competitive. Le piccole imprese e le start-up possono utilizzare questi strumenti per sfruttare una grande forza lavoro senza la necessità di fornire attrezzature o spazi per uffici agli appaltatori.
Mentre i vantaggi della collaborazione virtuale sembrano essere sostanziali, alcuni settori dell’economia possono essere inclini a effetti collaterali negativi di questi strumenti di business a basso costo e attenti all’ambiente. Quando le aziende sono in grado di ospitare riunioni tramite teleconferenza o virtualmente tramite Internet, le compagnie aeree e i luoghi di incontro subiranno una riduzione delle entrate. La capacità delle imprese di attingere a un mercato globale di imprenditori può anche significare che i salari medi in alcune località diminuiranno poiché i dipendenti stranieri delle imprese potrebbero essere disposti e in grado di fornire risultati simili o addirittura superiori a un prezzo inferiore rispetto ai lavoratori domestici.