Ogni organizzazione che acquista beni o servizi ha procedure di approvvigionamento standard, i metodi che usano per acquisire quelle cose. Queste procedure coprono tutti gli aspetti del ciclo di approvvigionamento, compresa la selezione del fornitore, le trattative contrattuali, il collocamento degli ordini e il pagamento. Tutte le aziende hanno procedure di appalto e sono utilizzate per controllare l’attività di spesa, garantire l’approvazione adeguata e ridurre il rischio di pagamenti in eccesso. L’attività di acquisizione o acquisto comprende tutte le attività di spesa, escluse le buste paga, e spesso rappresenta oltre il 50 percento di tutte le spese.
La principale forza trainante per lo sviluppo delle procedure di appalto è il controllo di tutte le spese. Le procedure effettive utilizzate possono variare leggermente ma saranno simili. Un processo di approvazione appropriato di solito comporta una separazione dei compiti e il coinvolgimento dei senior manager per le transazioni che costeranno più di un prezzo specifico. Un’altra procedura di appalto standard è limitare l’accesso ai moduli d’ordine di acquisto e richiedere l’autorizzazione firmata da un gestore diverso dalla persona che utilizza la merce. Questa separazione tra il destinatario della merce e l’approvazione ha lo scopo di garantire che un membro del personale senior sia a conoscenza dell’ordine e possa confermare che i materiali sono richiesti e verranno utilizzati per lo scopo corretto.
Un’altra procedura di appalto comune è quella di creare un breve elenco di fornitori pre-approvati per prodotti specifici. I fornitori vengono aggiunti all’elenco attraverso una procedura di offerta che viene condotta su base programmata. Questo processo è progettato per essere trasparente e per offrire all’azienda l’opportunità di ottenere sconti sui prezzi, per soddisfare gli standard di qualità e garantire la tempestività della consegna.
I rischi per un’azienda senza adeguate procedure di acquisizione sono eccessivi, il mancato raggiungimento di un buon valore e l’acquisto di frodi. Molte persone che non dispongono di alcuna formazione in materia di contabilità o approvvigionamento rinviano le fasi coinvolte in una richiesta di acquisto. Questi processi, tuttavia, sono progettati per risparmiare tempo e denaro.
Altre procedure di approvvigionamento comuni includono l’impostazione di soglie di valore che innescano diverse attività di approvvigionamento. Ad esempio, gli acquisti che costano più di un determinato importo potrebbero richiedere che un ordine di acquisto sia approvato da due livelli di gestione. Un ordine di acquisto per un prezzo molto più alto potrebbe richiedere l’emissione di una proposta.
In alcuni casi, le società potrebbero essere tenute a difendere i loro contratti di acquisto. Se un venditore che ha partecipato alla procedura di offerta ritiene di non avere avuto la giusta opportunità di competere, può essere intentata una causa. Il diritto contrattuale è una fonte di grande attività legale e le aziende con forti procedure di appalto sono nella posizione migliore per difendere le loro decisioni commerciali.