La riconciliazione della liquidità è un processo che viene utilizzato per confrontare i saldi rilevati tra i registri e la quantità di liquidità disponibile. Questo approccio è necessario per le aziende che mantengono un piccolo fondo di cassa, nonché per riconciliare la quantità di denaro nei conti bancari con i saldi indicati nei registri contabili. L’idea alla base della riconciliazione di liquidità è quella di contabilizzare tutte le risorse di cassa e assicurarsi che non vi siano dubbi sui fondi ricevuti o spesi durante il periodo in esame.
Una riconciliazione in contanti può essere condotta in qualsiasi momento. Non è insolito per le aziende che mantengono un piccolo fondo in contanti per gli acquisti rapidi di articoli a un determinato prezzo intraprendere la piccola riconciliazione in contanti almeno una volta alla settimana. In alcuni casi, il processo di riconciliazione del contante disponibile con le registrazioni contabili può avvenire su base giornaliera. La decisione sulla frequenza con cui impegnarsi in questo tipo di riconciliazione dipende dalla quantità di transazioni eseguite ogni giorno o settimana e dal tipo di conti in contanti coinvolti.
Mentre il processo di riconciliazione in contanti varierà da un’impostazione all’altra, ci sono alcune basi che possono essere applicate in qualsiasi situazione. Il primo passo prevede in genere il conteggio del contante effettivo disponibile per determinare l’importo immediatamente verificabile. Quando si esegue la riconciliazione per il saldo dei fondi trovati in un registratore di cassa, ciò significa di solito sommare prima la quantità di valuta cartacea a disposizione, quindi contare anche tutte le monete che sono anche nel registro. Questo serve come base per la corrispondenza di tali totali con gli importi trovati nel libro mastro contabile.
In genere, la riconciliazione in contanti passerà al libro mastro e la registrazione necessaria per contabilizzare le entrate e gli esborsi effettuati di recente dalle riserve di cassa. Qui, l’obiettivo è quello di contabilizzare ciascuna di queste transazioni, registrando sia debiti che crediti al fine di identificare la quantità di denaro che mostra alla data corrente. Idealmente, la cifra nel libro mastro concorderà con l’inventario fisico dei contanti disponibili, rendendo possibile considerare i libri bilanciati e i totali accurati. Nel caso in cui vi sia una sorta di discrepanza, è necessario adottare misure per identificare la presenza di eventuali errori di addizione o sottrazione nei libri o tentare di giustificare la possibilità di un esborso da denaro non registrato nei libri.
Con tutte le forme di riconciliazione della liquidità, è possibile identificare le discrepanze relativamente rapidamente, il che significa anche che i problemi possono essere risolti prima che differenze minori portino a differenze maggiori. Ad esempio, condurre una riconciliazione della liquidità del registro alla fine di ogni giornata lavorativa contribuirà molto a prevenire qualsiasi tipo di furto che si possa verificare, nonché a tenere conto di tutte le situazioni in cui vi è più denaro disponibile che i registri contabili riflettono . L’identificazione precoce delle discrepanze migliora il potenziale di identificazione rapida dell’origine, apportando le modifiche necessarie e andando avanti con un saldo di cassa accurato.