Un sistema informativo di gestione del personale è un insieme di procedure e tecnologie applicate che i lavoratori delle risorse umane utilizzano per tracciare e organizzare i dati sui dipendenti all’interno di un’azienda o organizzazione. Queste informazioni possono includere registri delle buste paga, documenti fiscali e registri delle prestazioni assegnate come l’assicurazione sanitaria. Altre informazioni sui dipendenti vengono spesso conservate in un sistema di questo tipo per valutazioni periodiche delle prestazioni. Questi registri sono di solito curriculum e copie delle certificazioni di settore pertinenti. Quest’area della gestione delle risorse umane comporta sia l’uso di un programma software per computer sia delle pratiche di routine per l’immissione e l’aggiornamento di dati rilevanti.
Le aziende con un gran numero di dipendenti hanno spesso bisogno di un dipartimento separato per le risorse umane (HR) per tenere registri accurati di tutte queste informazioni. Lavorare con un sistema informativo di gestione del personale richiede sia una buona conoscenza della tecnologia sia una capacità di recuperare rapidamente i dati necessari. Un pacchetto software progettato per queste attività relative alle risorse umane è in genere costituito da database collegati contenenti diversi set di informazioni. Un database può contenere registrazioni di buste paga emesse collegate ad un altro database con informazioni sulle imposte trattenute, per esempio. Il personale delle risorse umane è responsabile di mantenere aggiornate e accurate queste informazioni sulla forza lavoro.
Oltre a mantenere regolarmente i dati in un sistema informativo di gestione del personale, il personale delle risorse umane deve anche eseguire query specifiche per recuperare determinate informazioni. A seconda del tipo di sistema installato, possono richiedere queste informazioni con comandi come quelli in linguaggio di query strutturato (SQL) o un linguaggio di programmazione di database simile. Altri tipi di software di gestione delle risorse umane dispongono di interfacce grafiche per l’utente con funzionalità per la creazione e l’archiviazione di moduli, tabelle, grafici e report. Quando un responsabile del personale desidera conservare copie scannerizzate dei curricula dei dipendenti e documenti simili, il sistema informativo spesso include la capacità di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per la creazione di copie elettroniche ricercabili.
Un sistema informativo di gestione del personale ha anche un ruolo importante nelle pratiche di assunzione e licenziamento di un’azienda. Molte aziende utilizzano le funzionalità OCR di questo tipo di programma per scansionare i curriculum per parole chiave designate. I candidati i cui curriculum hanno corrispondenze di parole chiave hanno spesso maggiori possibilità di ricevere un invito per un colloquio. Alcune aziende utilizzano questa tecnologia per tracciare e registrare eventuali nuove certificazioni completate dai dipendenti, in particolare quelle che vengono considerate formazione retribuita. I lavoratori che possono richiedere azioni disciplinari o consulenza spesso tengono anche registrazioni di queste informazioni nei loro archivi elettronici del personale nel dipartimento Risorse umane.