Le proposte di progetto sono documenti progettati per presentare un piano d’azione, delineare i motivi per cui l’azione è necessaria e convincere il lettore a concordare e approvare l’implementazione delle azioni raccomandate nel corpo del documento. In molti casi, il documento viene redatto come risposta a una richiesta di proposta (RFP) emessa da un cliente attuale o potenziale. Tuttavia, un documento di questo tipo può anche essere preparato per servire uno scopo interno, specialmente quando qualcuno all’interno dell’azienda ha un’idea di come rendere l’azienda più redditizia o efficiente e necessita di autorizzazione e sostegno per attuare l’azione.
In ogni situazione, una proposta di progetto sarà chiaramente organizzata in modo che i lettori possano seguire una logica progressione del pensiero fino alla conclusione. Molte proposte di esempio offrono una linea guida di base che può aiutare anche i principianti a prendere il controllo di una proposta efficace. Le linee guida di solito identificano cinque componenti o sezioni chiave di qualsiasi proposta di progetto: introduzione, contesto, strategia, budget o finanziamento ed esito.
Con la sezione introduttiva di una proposta di progetto, l’idea è di dire ai lettori di cosa tratta il progetto e perché vale la pena dedicare del tempo a considerare il progetto in primo luogo. In sostanza, questa sezione serve a convalidare il tempo e gli sforzi spesi nella presentazione dei dati, nonché il tempo necessario per leggere e considerare i meriti e la fattibilità del progetto stesso. L’introduzione non è il luogo in cui presentare i dettagli del progetto, ma solo per stabilire il suo potenziale e coltivare abbastanza interesse da incoraggiare il lettore a saperne di più.
Lo sfondo espone i punti di base dell’introduzione, citando spesso ragioni specifiche per cui il piano di progetto è valido, basato su dati storici, proiezioni di esigenze e prestazioni future e le attuali circostanze del business. Lo sfondo aiuta a costruire il caso di come il progetto può soddisfare i bisogni sorti a seguito di azioni passate, anticipando al contempo le esigenze future e affrontandole in modo tempestivo. Per la maggior parte, la sezione di sfondo stabilirà con fermezza che qualcosa deve essere fatto e spianerà la strada all’apprendimento di come ciò possa essere realizzato.
Con la sezione strategica della proposta di progetto, l’obiettivo è quello di delineare tutte le procedure necessarie per il successo del progetto. Spesso, la strategia aiuta a definire obiettivi a breve e lungo termine per il progetto, spiega come realizzare sistematicamente ogni passaggio e quale tipo di ritorno ci si può aspettare dallo sforzo. Qui, il lettore inizia a farsi un’idea di quanto sia importante il progetto e il potenziale che ha per aiutare l’azienda a fare un uso migliore delle risorse disponibili posizionandosi per il futuro.
La sezione del budget si limita a ciò che la maggior parte dei responsabili delle decisioni deve sapere prima di approvare qualsiasi progetto: qual è il costo associato all’attuazione della proposta di progetto. In questa sezione, il dettaglio deve essere accompagnato da fatti e cifre ben studiati e che coprono ogni aspetto immaginabile del finanziamento necessario per avviare e mantenere il progetto nel tempo. Molte proposte falliscono qui, a causa della mancanza di dettagli e prove a sostegno dei dettagli inclusi.
Infine, la proposta di progetto indica il risultato dell’attuazione del progetto. Questa è la sezione in cui tutti i vantaggi sono indicati chiaramente. I vantaggi possono includere elementi quali la riduzione dei costi operativi, l’aumento del profilo pubblico dell’azienda, la generazione di maggiori vendite o l’aumento dei profitti grazie a un uso più efficiente delle risorse disponibili. Come per i dettagli del budget, è importante che ogni vantaggio indicato possa essere supportato da altri dati per essere preso in seria considerazione.
Scrivere una proposta è talvolta più semplice quando viene fornita una RFP formale. Spesso, la RFP definirà la struttura di base della proposta, fornirà indizi inestimabili su informazioni specifiche che sono di interesse per il potenziale cliente e definirà l’ordine in cui i dati vengono presentati. Quando viene fornita una RFP, è essenziale seguire le specifiche del documento alla lettera. In caso contrario, la proposta verrà annullata e uno degli altri venditori che hanno seguito da vicino le disposizioni verrà aggiudicato l’attività.