Le proposte possono svolgere ruoli importanti all’interno di un’organizzazione. I problemi principali, come finanziamenti o cambiamenti di politica, vengono spesso vinti o persi in base alle proposte che li affrontano. Ciò significa che il compito di scrivere proposte è spesso essenziale. Coloro che hanno il compito assegnato possono aumentare l’efficacia della loro proposta considerando i loro metodi di analisi del pubblico, persuasione e presentazione.
L’analisi del pubblico è un metodo che molte persone ignorano erroneamente. Una proposta dovrebbe essere un documento molto mirato. Questo può sembrare difficile quando il pubblico è composto da numerose persone, ma lo scrittore dovrebbe cercare di ottenere una valutazione il più accurata possibile. Affinché la valutazione sia accurata, lo scrittore dovrebbe capire quali sono le preoccupazioni del pubblico. Ciò può consentire allo scrittore di presentare in modo efficace informazioni per combattere le riserve e mettere in evidenza i punti di vendita.
La persuasione è uno degli strumenti principali utilizzati nella scrittura di proposte. Pertanto, una scrittrice dovrebbe prestare molta attenzione ai suoi metodi di persuasione. Poiché la stesura di una proposta di solito riguarda un’azione incoraggiante, una proposta dovrebbe guidare il pubblico nella direzione di tale azione. Perché un documento del genere sia efficace, deve far sentire il pubblico come se lo scrittore avesse dato loro la risposta corretta. Se una proposta lascia il pubblico con la sensazione che lo scrittore non voglia imporre alle proprie opinioni, il documento non ha raggiunto il suo scopo.
Lo scrittore non vuole che la proposta venga presa come un pessimo passo di vendita. Ciò può accadere se il pubblico ritiene che lo scrittore stia cercando di sorvolare un argomento focalizzandosi sui vantaggi superficiali dell’idea proposta o ignorando intenzionalmente potenziali preoccupazioni. La persona che scrive una proposta dovrebbe avere una conoscenza approfondita dell’idea proposta. Quando ci sono aspetti che potrebbero essere considerati contro, è spesso meglio affrontarli direttamente.
Anche la stesura della proposta richiede chiarezza. Va ricordato che, in molti casi, le proposte presentano soluzioni per il pubblico che non è consapevole di averne bisogno. Ciò significa che una proposta efficace richiede spesso una descrizione di un problema o un’area che può essere migliorata. Se ciò non viene fatto in modo chiaro e completo, l’idea proposta potrebbe essere vista come frivola o in grado di essere ritardata.
Alcuni scrittori commettono anche l’errore di provare a sfruttare la lunghezza a proprio vantaggio. Una proposta inutilmente lunga può avere effetti contrari a quelli previsti. Se tutte le informazioni sono state presentate in modo chiaro e intelligente e non c’è altro da scrivere, è meglio non scrivere altro.