Custos variáveis são despesas que podem mudar de uma instância para a outra, com base em vários fatores diferentes. Ao contrário de um custo fixo, um custo variável pode ser muito mais difícil de orçamentar e pode, às vezes, exceder os limites do orçamento quando relacionado a uma despesa inesperada.
Uma das maneiras mais fáceis de entender um custo variável é aplicando o princípio aos serviços domésticos. Cada ciclo de faturamento mensal refletirá um valor devido diferente. A variação na mensalidade está diretamente relacionada à quantidade de serviço utilizada pela família durante o período de faturamento. Por exemplo, a conta de luz pode ser relativamente baixa em um mês, devido ao fato de que a casa exigia pouco em termos de aquecimento ou resfriamento. No entanto, o período seguinte incluiu vários dias extremamente frios. A casa precisava de mais eletricidade para manter uma temperatura confortável dentro de casa. Como consequência do aumento do consumo, a cobrança refletida na próxima conta de luz será maior.
O mesmo conjunto de circunstâncias também ocorre nos negócios. Quando algum fator exige um dispêndio maior de recursos para manter a produção, o resultado é uma variação do custo normal de operação. Um custo variável pode ocorrer quando um fabricante passou por um tempo de inatividade com uma máquina no processo de produção e deve operar a máquina por alguns dias extras para produzir o número normal de mercadorias. Isso pode levar a custos adicionais, como horas extras e mais consumo de serviços públicos pelos dias extras que a planta opera para compensar o tempo de inatividade. O resultado é que um custo variável para aquele período de produção é incorrido.
Um custo variável nos negócios costuma estar associado a aumentos inesperados no custo da mão de obra, ao consumo adicional de recursos padrão e usuais e a fatores inesperados, como quebra de equipamento. Muitas empresas tentam compensar parcialmente a cobertura desses tipos de custos adicionando recursos extras ao orçamento. Entender que mesmo as operações mais eficientes incorrerão em algum grau de custo variável possibilita a absorção da despesa adicional sem prejudicar a estabilidade financeira da empresa.