As compras de ativos fixos e as compras feitas para atualizar os ativos fixos são os dois tipos diferentes de despesas de capital (capex). Ativos fixos são bens físicos com vida útil que se estende muito além do ano corrente. A propriedade também deve ser de uma determinada natureza para ser qualificada como um ativo fixo em vez de um ativo circulante. A propriedade física tratada como ativo fixo deve ter uma qualidade de permanência, como um imóvel ou maquinário de grande porte, ao invés de algo que pode ter uma vida útil de muitos anos, mas que pode ser facilmente transportado ou vendido, como uma impressora de computador. A categoria de ativos fixos é comumente referida em um orçamento como ativo imobilizado (PP&E).
As despesas comerciais devem ser categorizadas corretamente para fins contábeis e fiscais. Os ativos que uma empresa adquire durante um exercício fiscal podem ser tratados como correntes ou fixos, o que afeta a forma como o ativo é tratado para fins fiscais. Um ativo é considerado circulante se for usado no ano atual ou subsequente ou se puder ser facilmente convertido em dinheiro. A despesa de aquisição de um ativo circulante é baixada dos livros da empresa no ano em que o ativo é adquirido.
Um ativo fixo é uma propriedade que tem uma longa vida útil e não pode ser facilmente vendida ou convertida em dinheiro. Este tipo de imóvel não pode ser contabilizado como despesa no ano em que é adquirido. O código tributário exige que o custo dos ativos fixos seja amortizado ao longo da sua vida útil, o que significa que todo o custo deve ser distribuído ao longo dos anos em que a propriedade será utilizada e uma parte igual é deduzida todos os anos. A propriedade é depreciada a cada ano, que é outra despesa que a empresa deve registrar em seu sistema contábil.
As despesas de capital são verbas gastas em imobilizado. Existem dois tipos de desembolsos de dinheiro que qualificam a despesa como capital para fins fiscais. Se uma empresa compra algo considerado um ativo fixo, a despesa é uma despesa de capital. As despesas para atualizar um ativo fixo ou estender sua vida útil também são consideradas capital. Qualquer gasto de dinheiro para adquirir um ativo circulante é considerado uma despesa operacional (opex).
A importância de classificar as despesas de capital está principalmente relacionada ao tratamento tributário, mas também tem outras implicações para as operações financeiras da empresa. As empresas operam de acordo com um orçamento anual, e os orçamentos operacionais gerenciam o fluxo de caixa ao longo de um ano fiscal. Os ativos fixos são contabilizados separadamente em um orçamento de capital que reflete apenas os dispêndios de capital. Comprar ou desenvolver imobilizado geralmente requer grandes desembolsos de caixa, financiamento complexo e um plano de aquisição que se estende por vários anos, o que exige que a administração identifique os ativos antecipadamente para que possam ser devidamente contabilizados no plano financeiro da empresa.