Un inventario di materie prime è la quantità di materie prime che sono in possesso del proprietario durante un determinato periodo contabile. La valutazione di questo tipo di inventario può avvenire all’inizio del periodo o alla fine. L’identificazione del saldo iniziale e finale dell’inventario durante il periodo può aiutare a identificare la quantità di utilizzo delle materie prime verificatesi durante il periodo e quindi influenzare il processo di ordinazione di tali materiali per periodi futuri.
Come per la maggior parte dei tipi di inventario, la manutenzione di un inventario delle materie prime è essenziale per il proseguimento dell’attività di qualsiasi tipo di operazione di fabbricazione. Idealmente, l’azienda troverà il perfetto equilibrio tra avere abbastanza materiali a disposizione per mantenere il tasso di produzione più efficiente, mantenendo al contempo l’inventario il più basso possibile, riducendo così l’importo delle tasse valutate sull’inventario. Per raggiungere questo obiettivo, è essenziale monitorare la ricezione e l’emissione dei materiali da tale inventario.
In termini di gestione delle registrazioni contabili di un inventario di materie prime, le nuove spedizioni di materiali ricevute sono registrate come addebito nei registri. Quando una qualsiasi delle materie prime viene emessa dall’inventario, molto spesso per l’uso nel processo di produzione, questa erogazione viene annotata come un credito, riducendo così il numero totale di unità e il valore generale dell’inventario. Molte aziende registrano questi debiti e crediti sull’inventario delle materie prime su base in tempo reale, anche se in alcune aziende è ancora consuetudine registrare le transazioni su base giornaliera o persino settimanale.
Strutturare il processo di ordinazione aiuta a mantenere l’inventario delle materie prime ad un livello in cui c’è abbastanza per supportare il funzionamento continuo dell’impianto, ma non così tanto che una quantità significativa dell’inventario rimane intatta per lunghi periodi di tempo. Monitorando la frequenza con cui i materiali vengono emessi dall’inventario esistente e confrontandolo con quanto tempo impiega il fornitore a elaborare e consegnare un nuovo ordine di materie prime, è possibile stabilire linee guida specifiche per l’inoltro degli ordini in modo tempestivo. Il monitoraggio continuo dell’inventario consente di regolare la frequenza e le dimensioni di tali ordini in modo che l’inventario sia mantenuto entro dimensioni ragionevoli, eliminando così la necessità di pagare tasse aggiuntive su un inventario gonfiato. Mentre questo processo una volta veniva eseguito manualmente, i moderni software di inventario possono essere facilmente configurati per tracciare l’attività all’interno dell’inventario e effettuare automaticamente gli ordini quando e quando necessario.