I professionisti che esercitano la gestione del personale hanno la responsabilità di verificare che tutti i dipendenti sotto la loro supervisione svolgano le proprie funzioni in modo efficace, efficiente e sicuro. In un ufficio commerciale, ad esempio, un professionista responsabile della gestione del personale potrebbe scrivere programmi, eseguire valutazioni dei dipendenti e raccogliere e analizzare statistiche importanti. Il software di gestione del personale è essenzialmente un programma per computer che aiuta i manager a tenere traccia dei dati importanti e talvolta sensibili dei dipendenti in modo da risparmiare tempo e denaro. Alcuni dei tipi più comuni di software di gestione del personale sono programmi che consentono ai manager di pianificare i dipendenti; archiviare e organizzare i dati di contatto e personali; e tenere traccia di attività, competenze, certificazioni e altre informazioni necessarie per eseguire efficacemente un’operazione.
Il software di gestione del personale varia spesso in base al settore. Nel settore medico o sanitario, ad esempio, questo tipo di software consente ai manager di vedere con quali pazienti lavorano i loro membri del personale, per quali turni sono programmati e quali compiti i membri del personale hanno svolto durante i loro turni. Ad esempio, il software di gestione del personale medico potrebbe consentire a un manager di vedere quali trattamenti sono stati somministrati durante un turno e quali pazienti potrebbero aver bisogno di trattamenti speciali.
Quando un gestore di flotta utilizza software di gestione del personale, d’altra parte, è normalmente per tenere traccia della posizione dei suoi veicoli della flotta. Questo tipo di manager potrebbe anche utilizzare un sistema di posizionamento globale (GPS) per scoprire dove i dipendenti viaggiano con i loro veicoli della flotta. Se un conducente viene smarrito o sta seguendo un percorso che potrebbe ritardarlo o comportare costi di carburante aggiuntivi, un manager può utilizzare il software di gestione del personale per contattare l’autista.
Professionisti come i gestori delle risorse umane potrebbero utilizzare il software di gestione del personale per archiviare e organizzare i dati dei dipendenti. Potrebbero utilizzare questi programmi per formare profili o account dei dipendenti, che possono includere documenti come domande, curriculum, lettere di presentazione, lettere di referenze e trascrizioni accademiche. I gestori delle risorse umane possono anche utilizzare questo software per tenere traccia dei registri dei dipendenti, come riunioni, reclami e premi.
Le persone che utilizzano software di gestione del personale tendono a utilizzare i software che acquistano e installano nei propri computer e sistemi di reti aziendali o software che utilizzano come servizio. Quando acquistano e installano software, hanno normalmente dipartimenti IT (Information Technology) che sono responsabili dell’esecuzione di aggiornamenti di prestazioni e sicurezza. I professionisti che utilizzano il software come servizio (SaaS), invece, di solito pagano una quota di abbonamento a un host di software responsabile dell’aggiornamento dei programmi. Quando i professionisti utilizzano il software come servizio, spesso hanno accesso ad esso da quasi tutti i computer o dispositivi che dispongono di una connessione Internet.