Quando un magazzino, un porto di entrata o un altro punto di arresto prende possesso della merce, spesso utilizzano un’entrata merci per confermare la ricezione della merce. Nell’industria navale, dell’autotrasporto o del trasporto aereo, le spedizioni all’ingrosso di merci o merci effettuano spesso numerose soste prima di raggiungere la destinazione finale. Al fine di tenere traccia accurata dei pacchi, contenitori o scatole, a ciascuna fermata lungo il percorso potrebbe essere richiesto di firmare un’entrata merci in modo che il proprietario della merce sappia dove si trova in ogni momento e possa tenere conto di eventuali dispersi o danni alla merce.
Nella moderna economia internazionale, la merce viene spesso spedita a metà del mondo quando raggiunge la sua destinazione finale. Un produttore in Cina può spedire migliaia di articoli al giorno ai consumatori in America, o viceversa. Merci e forniture possono essere spostati via terra, mare o aria, o una combinazione dei tre, lungo la strada verso il consumatore finale. Comprensibilmente, il produttore, così come l’acquirente, ha bisogno di sapere dove si trovano le merci in ogni momento in caso di discrepanza. Per questo motivo, un’entrata merci viene frequentemente firmata ogni volta che le merci si fermano lungo il percorso.
La prima fermata per le merci che vengono spedite è spesso un cantiere navale, un terminal di una compagnia aerea o un terminal per camion. A questo punto, un’entrata merci può essere firmata per riconoscere che le merci sono state accettate dal corriere che è responsabile del trasporto delle merci alla loro destinazione finale. Di norma, un’entrata merci includerà il tipo e la quantità delle merci trasportate, la data e un valore dichiarato.
Se le merci vengono trasportate fuori dal paese, spesso dovranno passare attraverso la dogana quando entrano in un altro paese. In molti casi, i funzionari doganali prendono temporaneamente possesso delle merci per assicurarsi che rispettino le leggi e i regolamenti doganali prima di continuare il viaggio. I funzionari doganali possono anche firmare un’entrata merci per confermare il possesso delle merci.
Quando la merce raggiunge la destinazione finale, è comune che il destinatario firmi anche un’entrata merci. Chiaramente, in circostanze ideali, la ricevuta originale firmata per quando la merce ha lasciato il produttore corrisponderà alla ricevuta firmata per quando raggiungono la loro destinazione. In caso di discrepanza, le entrate create e firmate durante il transito dovrebbero aiutare il produttore a determinare cosa è successo alle merci mancanti o danneggiate.