Un système comptable standard utilise généralement une série de grands livres et de journaux pour conserver diverses informations relatives aux transactions commerciales. Un grand livre auxiliaire des comptes débiteurs est l’un de ces livres comptables qui relève d’un compte de contrôle. Les comptes clients répertorie tous les clients qui doivent de l’argent à l’entreprise pour des achats antérieurs. Le grand livre auxiliaire des comptes clients conserve des informations spécifiques pour chacun de ces clients. Les informations contenues dans chaque grand livre auxiliaire ne concernent qu’un seul client et contiennent généralement des informations pour le début de la relation du client avec l’entreprise.
Un compte de contrôle pour le grand livre auxiliaire des comptes clients est généralement le compte principal des comptes clients. Le compte principal est simplement un total agrégé de tous les soldes impayés de chaque grand livre auxiliaire. Par exemple, si une entreprise a 100 clients qui doivent de l’argent, chaque client dispose d’une liste de comptes clients qui indique le montant actuel dû par le client. Le compte principal prend tous les soldes individuels et les regroupe en un seul numéro qui va sur le bilan de l’entreprise. Il y a moins d’informations dans le compte de contrôle principal dans les livres comptables que dans le grand livre auxiliaire.
Le grand livre auxiliaire des comptes clients peut être spécifique à chaque société dans l’environnement commercial. Il n’y a vraiment aucun ensemble spécifique d’informations qui doivent être inclus dans le grand livre auxiliaire, à moins que certaines normes comptables nationales n’existent pour cette pratique comptable. Les entreprises peuvent les construire autour des informations qui correspondent le mieux aux besoins de ceux qui examinent ces données. Dans certains cas, certaines informations peuvent être nécessaires dans le grand livre auxiliaire des comptes clients à la demande d’un cabinet d’experts-comptables. Les cabinets d’experts-comptables ont tendance à fournir des conseils pour la mise en place de registres subsidiaires, de sorte que chaque entreprise respecte certaines lois de conformité dans l’environnement commercial.
Un autre grand livre auxiliaire étroitement lié au grand livre auxiliaire des comptes débiteurs est la provision pour créances douteuses. Ce compte montre toutes les personnes qui sont en retard pour payer leurs soldes initiaux de comptes débiteurs ouverts. Ce livre auxiliaire secondaire réduit le solde de l’actif du compte principal des comptes clients. Selon les politiques comptables d’une entreprise, le bilan peut ne montrer que la différence entre le compte principal des débiteurs et le total de la provision pour créances douteuses. Une divulgation peut être nécessaire pour informer les parties prenantes du montant d’argent qu’une entreprise ne s’attend pas à recevoir des ventes précédentes; ce montant entraîne une perte d’argent pour les dépenses d’entreprise.