Il existe de nombreux types de cartes que les entreprises et les sociétés utilisent pour effectuer des achats d’entreprise. De nombreuses entreprises ont constaté que le type de carte le plus avantageux et le plus rentable à utiliser pour effectuer des achats est une carte d’achat. Ces types de cartes sont donnés aux employés autorisés qui sont censés suivre les règles que leur employeur a mises en place en ce qui concerne l’utilisation de la carte. La plupart du temps, les cartes d’achat sont utilisées pour payer les fournisseurs d’une entreprise. Les cartes sont très avantageuses car elles peuvent être configurées avec des limites de contrôle de l’employeur et elles peuvent aider à réduire les coûts opérationnels.
Lorsque les entreprises paient leurs fournisseurs selon les procédures traditionnelles d’approvisionnement au paiement, l’entreprise paiera souvent plus pour le processus ou le coût de transaction que l’article ou les articles achetés. C’est une manière très inefficace d’exploiter une entreprise. Les entreprises qui utilisent des cartes d’achat peuvent économiser de 55 à 80% sur les coûts de processus, ce qui fait des cartes d’achat un moyen très rentable de payer les fournitures.
Il existe un grand nombre de fournisseurs qui offrent des rabais aux entreprises s’ils utilisent des cartes d’achat. C’est l’une des principales raisons pour lesquelles les entreprises utilisent des cartes d’achat, car elles leur permettent d’économiser des sommes importantes plusieurs fois au cours d’une année. Étant donné que ces cartes se conservent grâce à des enregistrements en ligne, les entreprises sont en mesure de réduire leurs coûts opérationnels en diminuant le nombre d’employés au sein d’un service des comptes fournisseurs.
Comme les entreprises émettent des cartes d’achat, la plupart les émettent avec des limites de contrôle de l’employeur. Ces limites sont des limites que les employés avec les cartes ne peuvent pas dépasser. La plupart du temps, les limites seront liées au montant qu’un employé peut facturer à la carte sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Même si les cartes d’achat peuvent être configurées avec des limites de contrôle de l’employeur, il est toujours sage de faire réviser la carte de chaque employé périodiquement ; cela permet de s’assurer que les cartes sont utilisées de manière appropriée.
Les cartes d’achat peuvent en fait être obtenues sous une forme non plastique, comme des numéros de compte virtuels. Cela dépend des besoins de l’entreprise quant au type de carte d’achat qui sera le plus avantageux. Avant qu’une entreprise ne commence à utiliser une carte d’achat, elle doit s’assurer que ses fournisseurs et les entreprises avec lesquelles elle souhaite faire des affaires acceptent les cartes d’achat comme mode de paiement. La plupart des entreprises acceptent les cartes, mais une entreprise doit informer ses fournisseurs qu’elle change de mode de paiement. Si une entreprise n’informe pas ses fournisseurs, la plupart du temps, les fournisseurs n’accepteront pas de carte d’achat avant d’avoir reçu l’autorisation de le faire.