Les principales différences entre une facture et un reçu proviennent du moment où chaque type de document est fourni au cours du processus d’achat et de la finalité de chaque document. Une facture est généralement émise par le vendeur d’un produit ou d’un service à la personne ou à l’entreprise qui achète cet article, généralement une fois que cet article est transféré mais avant qu’il ne soit payé. D’autre part, un reçu est délivré par le vendeur à l’acheteur après le paiement de l’article. Bien que ces deux documents soient émis par le vendeur, la facture est une demande de paiement tandis que le reçu est un enregistrement de paiement.
Une facture et un reçu sont généralement émis par le vendeur d’un produit ou d’un service à l’acheteur de cet article, bien que chaque document soit destiné à un objectif différent. Les factures sont utilisées comme un moyen de documenter les produits ou services fournis par un vendeur à l’acheteur, puis de demander le paiement de cet article. Ceci est généralement émis lors de la livraison de l’article commandé, bien qu’une facture puisse également être émise après la commande mais avant la livraison.
Le récépissé est délivré par le vendeur à l’acheteur d’un article après le paiement de cet article. Il agit effectivement comme une preuve d’achat pour l’acheteur, afin qu’il puisse démontrer qu’un produit ou un service a été légitimement acheté. Cela peut également être utilisé par un acheteur pour suivre les paiements reçus pour divers articles. Une facture et un reçu peuvent être utilisés dans le cadre d’un cycle d’achat, pour aider l’acheteur et le vendeur à savoir où ils en sont dans ce cycle.
Cette différence dans l’endroit où une facture et un reçu sont émis dans le délai du processus d’achat est remarquable. L’importance d’une facture repose sur l’utilisation de factures pour documenter les ventes avant le paiement, permettant aux vendeurs de suivre les produits sortants et indiquant aux acheteurs quels produits ou services sont entrants. Ceci est important pour suivre correctement l’inventaire des deux côtés du processus d’achat et pour que les acheteurs gardent une trace des paiements en attente. Les reçus, d’autre part, permettent aux acheteurs de suivre les paiements qui ont été effectués et permettent aux vendeurs de suivre plus facilement quelles factures ont été payées et lesquelles sont toujours en attente.