La facturation des frais est le processus de génération et d’envoi d’une facture à un client sur la base d’un tarif spécifique indiqué au moment du service ou du contrat d’achat. Ce processus est courant dans les affaires, car il permet à l’entreprise et au client de convenir à l’avance d’un prix fixe pour les services, étant entendu que le client paiera les frais une fois les services rendus. Une fois les services terminés, la société envoie une facture, répertoriant les informations concernant la transaction et demandant le paiement. Une grande variété d’entreprises de services utilisent la facturation des frais, des cabinets comptables aux entreprises de construction, et dans certains cas, elle remplace la méthode traditionnelle des heures facturables.
Les entreprises professionnelles, y compris les cabinets juridiques et comptables, facturent traditionnellement aux clients des heures facturables. Cela permet aux professionnels de travailler sur des tâches et de facturer un taux variable en fonction des heures passées à travailler sur un projet. Cependant, le processus des heures facturables peut être frustrant pour les clients, car ils ne savent pas à l’avance pour combien d’heures ils seront facturés et ne peuvent donc pas calculer le total final de la facture à l’avance. En revanche, la facturation des honoraires signifie que le cabinet professionnel propose un tarif forfaitaire pour tous les services fournis à l’avance. Les modifications apportées à ces frais d’origine nécessitent l’autorisation du client.
Les entreprises utilisant la facturation des frais comme procédure standard peuvent également créer un environnement plus flexible pour l’envoi des factures des clients. Par exemple, un client peut demander une facturation au prorata sur un grand projet. Cela permet aux clients et aux clients de payer pour des biens ou des services à mesure qu’ils approchent de leur achèvement. Ceci est plus courant dans les industries de la construction ou de la fabrication. Les entrepreneurs facturent souvent aux clients des frais initiaux pour démarrer un projet. À 25 pour cent d’achèvement, l’entrepreneur enverra une facture supplémentaire demandant un autre paiement. Cela se poursuivra jusqu’à ce que l’entrepreneur reçoive le paiement intégral du projet.
La facturation des frais permet également aux entreprises d’utiliser des logiciels et de transférer des factures par voie électronique aux clients et clients. De nombreuses entreprises ont des sites Web ou des services de messagerie qui envoient automatiquement les factures des clients et des clients. Cela garantit que l’entreprise peut obtenir un paiement rapidement et éviter d’envoyer des factures par la poste. La facturation des frais offre également la possibilité de créer des relevés pour plusieurs factures. Cela crée un processus de facturation plus approfondi car l’entreprise peut répertorier les factures ouvertes sur le relevé pour garantir un paiement correct.
Les grandes entreprises peuvent décider d’offrir des remises sur leurs factures. Par exemple, la plupart des factures sont dues dans les 30 jours suivant la date indiquée sur la facture. Cependant, les entreprises qui souhaitent collecter l’argent détenu en temps opportun peuvent proposer des conditions telles que 1/10, net 30. Cela signifie que le client ou le client bénéficiera d’une remise de 1 % si la facture est payée dans les 10 jours suivant la date de la facture, avec le montant total dû dans les 30 jours. Les fabricants et les distributeurs utilisent fréquemment ces termes pour recouvrer leurs soldes impayés.