Les grands livres sont parmi les documents les plus courants et les plus importants du système comptable d’une entreprise. Bien qu’il existe de nombreux types de grands livres, les plus courants sont les ventes, les achats, les espèces et les grands livres. Chacun de ces grands livres contient un type spécifique de transaction commerciale, ce qui permet à l’entreprise de trouver facilement des informations à une date ultérieure. Les comptables sont chargés de préparer les livres de l’entreprise et d’enregistrer les transactions en conséquence. Les états financiers sont le résultat final des informations tirées des livres comptables d’une entreprise.
Les livres du grand livre des ventes contiennent toutes les transactions liées à la vente de stocks ou de services aux clients. Les comptables enregistrent la date de la transaction, une brève description et le montant de la vente. Le grand livre contient généralement des données pour un mois donné, car il s’agit de la procédure la plus courante dans les systèmes comptables. D’autres informations – telles que des remises sur les ventes, des retours ou d’autres remises – peuvent également figurer dans ce grand livre. Seules les données relatives aux ventes de l’entreprise doivent figurer dans ce livre comptable à un moment donné.
Les achats ont leur propre livre séparé dans un système comptable. Ces livres de grand livre ne contiennent que des informations sur l’argent qu’une entreprise dépense pour acquérir les éléments nécessaires à la gestion de ses activités. Les comptables répertorient des informations similaires au livre des ventes, c’est-à-dire la date de la transaction, une brève description et le montant en dollars des articles achetés. Un livre auxiliaire peut également exister ici, appelé comptes fournisseurs. Ce livre auxiliaire répertorie tous les fournisseurs auxquels l’entreprise doit de l’argent pour des biens ou des services achetés.
Les livres comptables contiennent toutes les transactions pour les activités qui utilisent de la trésorerie. Le but de ce grand livre est d’aider une entreprise à rapprocher ses comptes bancaires à la fin du mois. Dans certains cas, ce grand livre peut ne pas avoir une activité abondante au cours du mois compte tenu de la taille et de la nature de l’entreprise. Les comptables enregistrent généralement les transactions en espèces, puis ils peuvent donner le grand livre à une personne qui rapproche le compte bancaire. La séparation des tâches entre les comptables qui gèrent le grand livre de caisse permet d’éviter que des irrégularités – telles que la fraude ou le détournement de fonds – ne se produisent.
Le grand livre général est un fourre-tout pour les transactions qui ne relèvent pas de l’objet des autres livres du grand livre. Les comptables utilisent souvent ce grand livre en dernier recours pour les transactions commerciales. L’enregistrement d’un trop grand nombre de transactions ici peut entraîner une perte d’informations ou de données qui prend un certain temps à parcourir lors de la recherche d’informations. Les comptables fixent souvent des règles spécifiques pour l’utilisation d’un grand livre.