Ein Transkriptionsfehler ist ein Fehler, der gemacht wird, wenn eine Person Daten von einer Form der aufgezeichneten Dokumentation in eine andere eingibt, normalerweise ein computerorientiertes Textdokument oder ein elektronisches Aufzeichnungssystem. Bestimmte Unternehmen, wie Arzt- und Anwaltskanzleien, verlangen regelmäßig, dass handschriftliche Notizen, Tonbänder und andere informelle Dokumente in eine formelle elektronische Version transkribiert werden. Es gibt viele Gründe, warum ein Transkriptionsfehler auftreten kann, wobei der häufigste ein einfacher menschlicher Fehler ist, obwohl die Verwendung von Software zur optischen Zeichenerkennung (OCR) auch zu Fehlern führen kann. Einige vorbeugende Maßnahmen, die ergriffen werden können, um die Möglichkeit eines Transkriptionsfehlers zu verringern, umfassen die doppelte Dateneingabe desselben Quellmaterials und eine automatisierte Software, die die Syntax und den Kontext von Sätzen überprüft.
Es gibt wirklich keine Branche, in der nicht gelegentlich ein Transkriptionsfehler auftritt. Das Transkribieren von Informationen – und die zu transkribierende Menge – erfordert normalerweise, dass die Dateneingabemitarbeiter ein hohes Tempo einhalten, was letztendlich zu einem Fehler führen kann. Vom Menschen verursachte Transkriptionsfehler können daraus resultieren, dass die Person beim Tippen nicht auf den Computerbildschirm schaut, das Quellmaterial nicht richtig lesen oder hören kann oder einfach aufgrund eines physischen Abrutschens oder Fehlplatzierens der Finger. In einigen Situationen gibt es eine akzeptable Fehlerrate für Dateneingabearbeiter; in anderen Situationen, wie im medizinischen Bereich, kann selbst ein kleiner Übertragungsfehler katastrophale Folgen haben.
Eine Form der Transkription beinhaltet OCR-Software. Diese Software nimmt ein gescanntes Bild eines Dokuments und versucht, einzelne Buchstaben und Wörter auf einer Seite zu isolieren und zu übersetzen, um sie in ein digitales Textdokument zu konvertieren. Ein Transkriptionsfehler kann auftreten, wenn die Software nicht feststellen kann, was ein bestimmter Buchstabe tatsächlich ist. Dies kann auf eine unleserliche Handschrift, ein schlecht kopiertes Dokument, das fleckig ist, Schmutz auf dem Scanner oder Falten und andere Unvollkommenheiten im Papier zurückzuführen sein. Die einzige Lösung und die einzige Möglichkeit, auf diese Weise auftretende Fehler zu erkennen, besteht darin, das resultierende Dokument von einer Person Korrektur lesen zu lassen.
Die Möglichkeit, einen Transkriptionsfehler zu machen, steigt, wenn der Kontext des Quellmaterials dem Dateneingabearbeiter unbekannt ist. Die Unkenntnis von Fachbegriffen oder die Verwendung langer, verwirrender Codes können dazu führen, dass ein Datenerfassungssachbearbeiter falsche Annahmen über die Absicht des Quellmaterials trifft, was zu Rechtschreibfehlern, Fehlern oder einer falschen grammatikalischen Strukturierung führen kann. Dies kann häufig bei der Transkription von juristischen Materialien auftreten, weshalb von Personen, die regelmäßig juristische Dokumente transkribieren, möglicherweise ein gewisser juristischer Hintergrund erforderlich ist.