Il benchmarking degli acquisti è il processo di misurazione di vari fattori relativi all’acquisizione di beni da parte di un’organizzazione rispetto agli standard del settore. Ciò può includere elementi quali costo, consegna e conti da pagare per gli articoli acquistati. L’obiettivo è sviluppare e facilitare continuamente l’adesione alle migliori pratiche del settore.
Il costo è uno degli obiettivi più importanti del benchmarking degli acquisti. Il processo può includere linee guida per le spese relative all’acquisizione di materiali e servizi. I costi di produzione di ciascun prodotto sono un altro fattore da considerare. Questo processo può anche includere l’adesione a parametri di riferimento per l’abbassamento dei prezzi migliorando una varietà di procedure.
La contabilità è un altro aspetto chiave del benchmarking degli acquisti. I fattori da considerare includono la dimensione tipica dei conti da pagare, il tempo medio impiegato per pagare una fattura e quanto costa gestire questi processi. Potrebbe anche essere necessaria un’analisi periodica dei termini di pagamento al fine di adeguare il flusso di cassa in modo da poter raggiungere i parametri di riferimento.
L’analisi comparativa degli acquisti può anche includere linee guida per lo sviluppo della qualità del prodotto. La complessità di questo processo dipende dall’elemento. Sebbene ci possano essere standard di settore per determinate caratteristiche, potrebbero esserci anche alcuni modi in cui un’organizzazione vorrà superare i propri concorrenti in termini di qualità.
Un’altra parte importante del benchmarking degli acquisti è la consegna. Ciò include la creazione di linee guida per la tempestività e l’accuratezza degli ordini. È anche comune valutare regolarmente la qualità dei materiali consegnati come parte di questo processo.
Una volta istituito un sistema di analisi comparativa degli appalti, esistono diversi modi in cui un’organizzazione può mantenere e migliorare il suo funzionamento. Uno dei compiti chiave è rivedere periodicamente il processo di approvvigionamento per garantire il rispetto dei parametri di riferimento. In caso contrario, saranno in genere necessarie ulteriori revisioni e analisi al fine di determinare quali azioni migliorerebbero meglio la situazione. In genere sarà anche necessario adeguare i parametri di riferimento in base al cambiamento dei fattori di settore, di mercato e organizzativi.
Il rispetto dei parametri di riferimento per gli acquisti richiede in genere anche una valutazione periodica dei fornitori. Ciò può includere l’analisi delle prestazioni e il confronto con quelle dei concorrenti di un fornitore. Può anche comportare il confronto di prezzi, qualità e altri elementi chiave al fine di determinare che l’organizzazione sta ricevendo il massimo beneficio dall’attuale relazione con il fornitore. Un calo di qualità, crescita organizzativa e cambiamenti del mercato possono rendere necessaria la ricerca di un nuovo fornitore in grado di soddisfare meglio l’azienda e soddisfare i parametri di riferimento.