L’Electronic Filing System (EFS) è l’ultima rete elettronica e basata sul web per la magistratura di Singapore. Serve come strumento per registrare, archiviare e organizzare tutti i documenti relativi ai procedimenti giudiziari. La creazione dell’Electronic Filing System mira a fornire alla Corte Suprema di Singapore un sistema in cui la gestione e il monitoraggio dei casi esistenti può essere più semplice.
Nel 2000, il sistema di archiviazione elettronica è diventato disponibile per l’uso non solo per la magistratura di Singapore, ma anche per tutti gli studi legali a livello nazionale. Sfrutta la crescente popolarità dell’uso di Internet e crea un metodo più breve per archiviare e presentare casi. Gli impiegati e gli assistenti di solito viaggiano avanti e indietro per inserire documenti nel sistema del registro. La nuova rete elettronica riduce al minimo lo sforzo fisico, i costi di viaggio e l’utilizzo del tempo, archiviando in modo efficiente e veloce tutti i documenti legali. Ciò riduce anche in larga misura eventuali problemi relativi al recupero, allo smarrimento e alla riservatezza dei documenti.
Il sistema di archiviazione elettronica fornisce quattro servizi a tutti gli studi legali registrati: il servizio di archiviazione elettronica, il servizio di estrazione elettronica, il servizio elettronico di documenti e il servizio di informazione elettronica. Tutti i servizi, ad eccezione di quest’ultimo, sono disponibili per l’uso direttamente sull’interfaccia del sito ufficiale. Il sistema di archiviazione elettronica consente agli utenti registrati di archiviare elettronicamente i propri documenti in qualsiasi momento della giornata, in qualsiasi giorno della settimana. I pagamenti per il servizio di archiviazione possono essere trasferiti anche online, con accurati estratti conto inviati allo studio legale.
Gli studi legali possono utilizzare il servizio di estrazione elettronica per due scopi: per cercare ed estrarre. Tutti i documenti esistenti appariranno nel database del sistema, il che rende più facile la ricerca. Gli studi legali possono anche stampare e duplicare qualsiasi documento quando la richiesta viene accolta dai tribunali. La funzione di notifica elettronica dei documenti, d’altra parte, ha una funzione chiamata “One Click File-n-Serve”, che invia e serve simultaneamente documenti sia ai tribunali che alla controparte. Questa funzione riduce le procedure non necessarie e la “burocrazia” per chiunque voglia portare un caso in tribunale.
Gli studi legali interessati che desiderano utilizzare il sistema di archiviazione elettronica possono presentare domanda online. Devono presentare un modulo di domanda compilato e altri documenti richiesti prima di ricevere un programma di installazione per il software legale. Gli individui possono anche partecipare a sessioni di formazione preparate dalla Singapore Academy of Law prima di utilizzare il software.