La gestione basata sui processi è un approccio di leadership o di gestione che mira a definire le politiche che regolano il funzionamento dell’organizzazione e sviluppare procedure che danno la forma e la funzione di tali politiche nel modo più efficiente. Quando funziona correttamente, questo approccio alla gestione dei processi consente di strutturare le operazioni quotidiane in modo che la missione, gli obiettivi e i valori dell’azienda siano sempre al centro di ciò che è e non viene fatto sul posto di lavoro. Come con molti approcci all’efficienza manageriale, la gestione basata sui processi non fornisce una soluzione definitiva che non cambia mai, ma fornisce invece il quadro in cui i manager possono perfezionare l’operazione quando e quando necessario, garantendo allo stesso tempo continuità a tutti coloro che sono coinvolti nel processo di produzione.
Sebbene esistano vari approcci alla gestione basata sui processi, molti utilizzano la visione dell’azienda come punto di partenza per lo sviluppo degli elementi essenziali della strategia di gestione. Rendendo chiara la visione dell’azienda a tutti i soggetti coinvolti nel processo di gestione, diventa molto più semplice esaminare varie strategie per l’organizzazione dei dipartimenti, la creazione di linee di comunicazione e la creazione di un ambiente di lavoro in cui tutti i segmenti dell’azienda lavorano per lo stesso fine . Considerando ogni possibile processo o procedura, i manager possono decidere se tale approccio è in armonia con la visione o se in qualche modo impedisce all’azienda di realizzare quella visione.
Insieme alla visione, la gestione basata sui processi considera anche la definizione e l’eventuale realizzazione di obiettivi specifici. In questo processo sono inclusi sia obiettivi a lungo che a breve termine. Supponendo che gli obiettivi dell’azienda siano in armonia con la visione del business, gli obiettivi possono servire da parametri di riferimento della capacità dell’azienda di mantenere la propria visione. Se le procedure interne in atto consentono di avanzare verso il raggiungimento di questi obiettivi e sono in linea con la visione dell’azienda, il team di gestione sta adottando un approccio di gestione basato sui processi nell’interesse dell’azienda.
È importante notare che mentre la visione di un’azienda è meno soggetta a cambiamenti, gli obiettivi e le procedure utilizzate per raggiungerli possono cambiare di volta in volta. Fattori come i cambiamenti nelle esigenze dei consumatori, i cambiamenti nell’economia generale e la necessità di sviluppare linee di prodotti nuove o migliorate avranno un certo impatto sul funzionamento dei manager nelle rispettive aree di responsabilità. Per questo motivo, le basi della gestione basata sui processi richiedono sempre che i manager valutino le procedure attuali alla luce dei nuovi sviluppi e adottino misure per adattare la struttura e la funzione del business in modo che possa continuare a operare al più alto tasso di efficienza in quanto possibile.