I venditori sono persone o aziende che forniscono beni o servizi ad altre persone o aziende. Gestione dei fornitori è un termine usato per descrivere il processo di ricerca, qualificazione e fare affari con i fornitori. Le attività comuni includono la ricerca di venditori, la negoziazione di contratti, l’ottenimento di preventivi, la valutazione delle prestazioni, la creazione e l’aggiornamento dei file dei fornitori e la garanzia che i pagamenti vengano effettuati correttamente.
Una volta che un’azienda determina che ha un bisogno che deve essere esternalizzato, inizia la gestione dei fornitori. L’azienda deve trovare uno o più fornitori in grado di fornire il bene o il servizio necessario e valutare ciascun fornitore in base a prezzi, capacità, tempi di risposta, qualità del lavoro e reputazione dell’azienda. Questo processo comporta spesso la richiesta di prezzi, il controllo dei riferimenti e la ricerca dell’azienda attraverso risorse online. Può anche includere la verifica della stabilità finanziaria, dell’assicurazione e delle certificazioni del potenziale fornitore.
Dopo aver selezionato i fornitori, la gestione dei fornitori è una questione di gestione di un pool di fornitori, assegnazione di lavori o contratti in base alle esigenze, monitoraggio delle prestazioni dei fornitori e garanzia del rispetto dei termini del contratto. Nelle grandi aziende, un responsabile del fornitore ha spesso più di un fornitore nel pool per ogni tipo di prodotto del servizio. Alcuni fornitori potrebbero essere preferiti, nel senso che sono la prima scelta quando sorge un progetto. Altri potrebbero essere fornitori di backup, che verranno chiamati se il fornitore preferito non può accettare un determinato progetto o non riesce a eseguire.
La gestione dei fornitori comporta spesso una grande quantità di scartoffie elettroniche o manuali. Molti sistemi di contabilità fornitori richiedono che i fornitori siano impostati in un database. Ciò potrebbe richiedere la raccolta di informazioni di contatto del fornitore, certificati di assicurazione e numeri di identificazione del contribuente. Se il fornitore avrà accesso a informazioni proprietarie o private, una mancata divulgazione o altri accordi di questo tipo devono essere generalmente firmati e inseriti nei file del fornitore. Molte aziende richiedono che i file del fornitore vengano aggiornati ogni anno, quindi un responsabile del fornitore dovrà assicurarsi che i documenti attuali vengano ottenuti ogni anno.
Il termine gestione dei fornitori viene generalmente utilizzato nel contesto delle operazioni aziendali, ma di volta in volta gli individui potrebbero dover gestire i fornitori. Un proprietario di casa, ad esempio, potrebbe aver bisogno di contrattare con un roofer o un architetto arredatore; in questa situazione, dovrà ottenere offerte, scegliere un fornitore, monitorare la qualità del lavoro ed elaborare i pagamenti, proprio come farebbe un’azienda. Parrucchieri, agenti assicurativi, strutture per l’infanzia e servizi personali simili sono anche esempi di venditori con cui un individuo potrebbe lavorare frequentemente.