La pianificazione del processo è un elemento chiave nella gestione del progetto che si concentra sulla selezione delle risorse da utilizzare nell’esecuzione e nel completamento di un progetto. In un ambiente di produzione, questo aspetto della pianificazione include anche stabilire la sequenza generale di passaggi che iniziano con l’acquisizione di materiali e terminano con la creazione di un prodotto finito. La pianificazione del processo è spesso strettamente associata alla pianificazione del progetto, sebbene le funzioni specifiche di ciascuno strumento siano utilizzate in modo diverso nella pianificazione strategica generale.
Mentre sia la pianificazione del processo che quella del progetto sono necessarie per dare forma e attenzione a qualsiasi progetto, ogni procedura soddisfa esigenze specifiche. La pianificazione del processo aiuta a creare il processo generale necessario per raggiungere un obiettivo finale, come la creazione di un prodotto o lo sviluppo di una campagna di marketing. La pianificazione del progetto esamina ciascuna delle fasi o dei processi identificati nella pianificazione del processo e definisce le azioni specifiche che devono essere eseguite affinché tutti i processi vengano completati correttamente. In un certo senso, un piano di processo fornisce la struttura per una procedura mentre un piano di progetto fornisce le specifiche su come completare ogni fase o processo necessario per raggiungere il risultato desiderato.
La pianificazione del processo non è un nuovo concetto. La strategia è stata utilizzata nei circoli aziendali per secoli. Le organizzazioni private e non profit spesso usano questo stesso tipo di pianificazione quando strutturano un nuovo progetto o direttiva. Mentre la quantità di dettagli coinvolti dipenderà in larga misura dalla portata del progetto e dalla cultura del business o dell’entità che conduce il progetto, la pianificazione funziona in quasi tutti gli ambienti in cui un gruppo di persone desidera determinare come raggiungere un obiettivo specifico.
In un ambiente di produzione, questo tipo di pianificazione può anche rispondere a preoccupazioni relative alle fasi identificate come necessarie per creare un prodotto. Ad esempio, il piano può anche affrontare questioni come la progettazione della confezione o l’etichettatura per il prodotto finale, nonché la creazione di istruzioni per l’utente che accompagnano ciascuna unità venduta.
Oggi, l’uso del software di pianificazione dei processi è comune sia nelle piccole imprese che nelle grandi aziende. A volte un componente di un pacchetto software di gestione del progetto completo, è anche possibile acquistare software di pianificazione del processo assistito da computer per integrare altri sistemi. Insieme ai prodotti standardizzati, non è insolito che le aziende sviluppino software interno per aiutare in questo compito. Il software proprietario è particolarmente utile quando il funzionamento dell’azienda comporta l’uso di dati o procedure che non si adattano bene ai programmi software generici.