L’acquisizione delle offerte è un sistema in cui le società che cercano un prodotto o servizio consentono ad altre società o individui di presentare offerte concorrenti al fine di ottenere il diritto di fornire il prodotto o servizio richiesto. Il processo è anche noto come “invito a presentare offerte”, in quanto la società che necessita del prodotto o del servizio sta invitando i fornitori a presentare la loro migliore offerta. L’acquisizione viene spesso gestita dall’agente acquisti per l’azienda che cerca un prodotto o un servizio. Questa persona ha l’autorità di assegnare contratti ai fornitori dell’offerta vincente.
La maggior parte delle aziende che si affidano a prodotti o servizi di terzi dispongono di un dipartimento acquisti. Queste aziende includono quelle che hanno bisogno di materie prime per produrre il loro prodotto finito, come aziende manifatturiere, assemblatori di computer o rivenditori, tra gli altri. La società che richiede le offerte delineerà inoltre i requisiti di ciascuna offerta in un documento chiamato richiesta di proposta (RFP). La richiesta di proposta delinea la procedura che gli offerenti devono seguire per presentare le loro offerte. Ciò include generalmente il prezzo al quale il fornitore fornirà un prodotto o servizio e il tempo in cui verrà consegnato.
Le installazioni governative in genere utilizzano il sistema di approvvigionamento per ottenere diverse offerte eque per qualsiasi prodotto o servizio di cui hanno bisogno. Questo per assicurarsi che non si verifichino improprietà nell’assegnazione di un determinato contratto. Ad esempio, la General Service Administration (GSA) degli Stati Uniti ha diversi dipartimenti che gestiscono il sistema di acquisizione delle offerte. Il GSA ha un sito web che elenca tutte le opportunità di contatto e le relative istruzioni di offerta.
La maggior parte dei sistemi di acquisizione delle offerte richiedono che il vincitore sia il prezzo più basso. Alcuni sistemi, tuttavia, si basano su una combinazione di variabili, come i tempi di consegna, la probabilità di default del fornitore e il credito del fornitore. Per presentare un’offerta, un potenziale fornitore deve solo registrarsi presso la società che richiede la proposta di offerta e preparare la propria offerta secondo le regole e le linee guida specifiche del contratto.
L’offerente vincente viene avvisato dal gestore degli appalti e viene aggiudicato ufficialmente il contratto. Al fornitore è concesso un certo periodo di tempo per consegnare il suo prodotto o servizio. Se il prodotto o il servizio non può essere consegnato in tempo, il contatto può essere dichiarato nullo e il processo di acquisizione delle offerte è iniziato nuovamente. Il fornitore che non è stato in grado di consegnare in tempo è di solito squalificato dal presentare ulteriori offerte sullo stesso contratto.