Un dirigente è generalmente qualcuno che ricopre una posizione di livello superiore in un’azienda, come un manager o un vicedirettore. L’amministrazione tende ai bisogni di quella persona e ai bisogni che il dirigente deve soddisfare per svolgere correttamente il proprio lavoro. In genere, l’amministrazione dell’ufficio esecutivo si traduce nel prendersi cura delle esigenze dell’ufficio e di alcune esigenze personali di un dipendente di alto livello in modo che possa eseguire con successo il lavoro. Tale tendenza potrebbe comportare molte cose diverse.
Quando le persone guardano ai programmi di formazione per l’amministrazione degli uffici, spesso viene loro detto che li prepareranno a gestire piccoli uffici o ad assumere posizioni di livello inferiore come segretaria o assistente amministrativo. Il numero del personale in un ufficio potrebbe dettare posizione e responsabilità e alcune persone gestiscono un intero ufficio con un titolo come segretario esecutivo. L’amministrazione non si traduce necessariamente in gestione di un ufficio, che è una distinzione importante da fare quando le persone scelgono una carriera.
In sostanza, qualsiasi personale di supporto nell’ufficio dell’esecutivo sta eseguendo una sorta di amministrazione dell’ufficio esecutivo. I lavori che possono essere svolti o svolti quotidianamente includono la risposta ai telefoni, la ricezione di messaggi e la fissazione di appuntamenti. Qualsiasi lavoratore in ufficio potrebbe usare la stenografia per registrare lettere dettate e quindi digitarle, correggerle, ottenere una firma e inviarle. La maggior parte degli uffici deve anche tenere un registro delle proprie attività e gli assistenti amministrativi o i segretari potrebbero essere incaricati di mantenere un file system, archiviare tutti i record ed estrarre i file necessari, come richiesto.
L’archiviazione non è più necessariamente cartacea e è probabile che l’amministrazione dell’ufficio esecutivo utilizzi diversi programmi per computer aziendali per conservare determinati registri. Allo stesso modo, mentre in passato rispondere ai telefoni e scrivere lettere poteva essere stata la fonte di comunicazione più comune, una persona che lavora nell’amministrazione dell’ufficio oggi potrebbe inviare messaggi di testo, tweet o e-mail a persone all’interno o all’esterno dell’ufficio. È ancora probabile che le persone che fanno parte del team amministrativo possano avere un contatto diretto con il pubblico o con altre persone che si fermano in ufficio per riunioni o per parlare con il dirigente, e alcuni dipendenti potrebbero dover interferire per questo esecutivo se non è disponibile per visite o lunghe riunioni.
Parte di questa amministrazione si occupa delle esigenze dell’esecutivo. Questi possono includere la gestione dei calendari per lui o lei, la creazione o la cancellazione di appuntamenti e la pianificazione dei piani di trasporto e di viaggio, come richiesto. Il lavoro potrebbe anche comportare compiti più personali come la comunicazione di date e orari con la famiglia del dirigente o la raccolta di cose come il lavaggio a secco.
Il vertice dell’amministrazione dell’ufficio esecutivo è la gestione e questi dipendenti possono partecipare a tutte le attività sopra elencate, gestendo anche l’ufficio e tutti i dipendenti. Ciò potrebbe significare che agiscono come supervisori, hanno il potere di assumere, licenziare o disciplinare e tengono riunioni o altre comunicazioni con i dipendenti per mantenere l’ufficio funzionante senza intoppi. Per tutti i livelli di dipendenti in questi uffici, l’obiettivo è lavorare in modo professionale ed efficiente per supportare il lavoro del dirigente. Chiaramente, il tipo di lavoro può variare a seconda del titolo e del tipo di azienda per cui sono impiegati impiegati e dirigenti.