L’e-procurement, o procurement elettronico, è un processo che prevede l’utilizzo di mezzi elettronici per l’acquisizione di risorse come materiali, forniture e attrezzature. Questo processo è simile allo shopping online, ma spesso si occupa di diversi tipi di venditori rispetto allo shopping online tipico. Di solito, le aziende si impegnano in questa pratica, ma i consumatori possono anche utilizzare metodi di e-procurement, in particolare per prodotti o servizi che usano su base regolare. Un consumatore o un’azienda può eseguire l’approvvigionamento elettronico manualmente visitando i siti Web e ordinando prodotti o servizi, oppure può consentire a un programma di eseguire automaticamente queste funzioni.
Il software utilizzato a questo scopo è disponibile in alcuni tipi. Alcuni software possono essere progettati specificamente per le funzioni di e-procurement. Programmi software multifunzione, come un programma di pianificazione delle risorse aziendali (ERP), potrebbero includere funzionalità di e-procurement. In genere, le grandi aziende che utilizzano l’e-procurement optano per il software multifunzione ERP. I proprietari di piccole imprese utilizzano più frequentemente programmi dedicati per gli ordini ricorrenti di forniture e servizi, principalmente perché sono a basso costo e hanno funzionalità limitate che si applicano più direttamente alle esigenze delle piccole imprese.
I sistemi di e-procurement generalmente possono ordinare automaticamente i materiali di consumo quando il sistema indica che ne sono necessari altri. Mentre questa funzione può essere utile per le grandi aziende con tasche profonde, in particolare quelle che spostano un gran numero di ordini, può causare enormi problemi alle aziende più piccole che non dispongono delle risorse disponibili per giustificare l’ordinamento automatico. Una società con un capitale liquido limitato può affrontare enormi problemi se un programma di e-procurement effettua un ordine non tempestivo. In sostanza, è solo una buona idea utilizzare l’ordinamento automatico se la società ha abbastanza denaro per assorbire facilmente un ordine inaspettato. Un’opzione per un’azienda che si occupa di capitale limitato è quella di disporre di un programma di e-procurement che gestisca gli allarmi quando è necessario effettuare un ordine, senza in realtà effettuare l’ordine a un fornitore.
Supponiamo che una grande azienda produca molte sedie da un certo tipo di legno. Prima che l’azienda possa fabbricare le sedie, deve avere il legno a portata di mano. Un’azienda che sposta un volume significativamente elevato di sedie potrebbe utilizzare un sistema di ordinazione automatico per garantire che il materiale in legno sia sempre presente quando l’azienda deve produrre un ordine. Alcuni programmi software potrebbero effettuare l’ordine per più forniture quando le forniture scarseggiano, mentre altri potrebbero effettuare un ordine per forniture quando l’azienda riceve un ordine per il suo prodotto.