L’elaborazione delle fatture è una serie di procedure per la gestione delle fatture per assicurarsi che vengano pagate in modo tempestivo. Le singole aziende di solito hanno i propri sistemi di elaborazione, che coinvolgono membri del personale contabile, nonché supervisori e altro personale. È disponibile un software di supporto all’elaborazione delle fatture per semplificare il processo, semplificare l’individuazione dei record e fornire un rapido accesso alle fatture in sospeso correnti.
Il processo inizia con la consegna di una fattura via fax, e-mail, posta o un altro sistema. Un membro del personale contabile deve aprire e rivedere la fattura per decidere come procedere. Potrebbe avere un numero di ordine di acquisto, a indicare che la persona responsabile di tale ordine di acquisto deve verificarlo. Ciò può comportare il controllo della fattura rispetto agli articoli effettivamente ricevuti e la verifica che una persona abbia approvato l’acquisto in primo luogo. Se non è presente alcun numero di ordine di acquisto, il contabile deve esaminare il documento per determinare quale tipo di prodotto o servizio è in discussione.
Nei sistemi di elaborazione elettronica delle fatture, le persone possono registrare i dati della fattura, inclusi il fornitore di origine, i dettagli, la data di scadenza e così via, creando una voce di database tracciabile. I supervisori contabili possono richiedere elenchi di fatture in sospeso ordinate per data di scadenza e altri parametri. Una volta che un contabile approva il pagamento, i fondi possono essere spediti tramite assegno, trasferimento elettronico di fondi e altri metodi, utilizzando le informazioni del fornitore in archivio. Se un fornitore è nuovo, il reparto contabilità potrebbe dover contattare per raccogliere informazioni se i dati di fatturazione non sono completi.
Le aziende registrano i loro pagamenti tramite assegno o numero di conferma, a seconda di come inviano i fondi, per creare un record che mostri quando e come hanno effettuato un pagamento. Una volta che il denaro viene inviato, il reparto contabilità può notare che la fattura viene pagata e spostarla dalla colonna dei conti nei loro registri. Se si verifica una controversia relativa ai pagamenti, questi registri sono disponibili per la revisione per scoprire dove si è smarrito un pagamento e come risolvere il problema.
Il numero di passaggi coinvolti nell’elaborazione della fattura può variare, a seconda dell’azienda e dei sistemi che utilizza. Failsafes sono integrati per evitare problemi come pagamenti doppi, pagamenti su acquisti non autorizzati o mancato pagamento di una fattura entro i termini assegnati. In una piccola impresa, una sola persona può essere responsabile di questi pagamenti, mentre le aziende più grandi possono avere un intero reparto di contabilità responsabile della gestione di tutte le elaborazioni delle fatture, per ogni fornitore dai fornitori di servizi di utilità ai subappaltatori che un’azienda utilizza su progetti specifici.