Un controllo di modifica, chiamato anche test di modifica, controlla la validità dei dati inseriti in un sistema di immissione dati. Viene comunemente utilizzato da aziende, organizzazioni e agenzie che devono eseguire numerosi controlli sulle informazioni prima che vengano trasmesse a qualcuno in grado di elaborare i dati. Un controllo di modifica può verificare l’ammissibilità dei richiedenti o dei reclami. Gli invii che non superano un controllo di modifica vengono spesso restituiti in modo che possano essere corretti.
I dati inseriti in qualsiasi sistema informatico possono essere verificati per la validità utilizzando un controllo di modifica. Il sistema può utilizzare routine logiche programmate, sottoprogrammi e formule matematiche per effettuare questi controlli. Le aziende utilizzano spesso i controlli di modifica per verificare che i loro sistemi informatici contengano dati dei clienti validi, come i nomi. Se un controllo di modifica rileva che i nomi dei clienti contengono caratteri numerici, ad esempio, il titolare dell’attività può essere avvisato della discrepanza e correggerla. In questo modo, i controlli di modifica possono aiutare le aziende a ripulire le informazioni sui clienti e garantire una corrispondenza standard.
Le agenzie governative utilizzano regolarmente anche controlli di modifica per determinare la validità e l’accuratezza dei moduli, delle domande o dei reclami che ricevono. I contributi che trattano di denaro spesso vengono passati attraverso i controlli di modifica prima di essere esaminati da persone reali. Ciò può far risparmiare tempo quando i lavoratori devono gestire numerosi invii contemporaneamente.
Gli invii che non superano i controlli di modifica possono essere restituiti in modo che possano essere corretti prima del reinvio. In passato, gli invii rifiutati venivano comunemente modificati per telefono dopo essere stati inviati. Le organizzazioni, le agenzie o le aziende che utilizzano i controlli di modifica, tuttavia, generalmente trovano poco pratico apportare tali correzioni, perché possono richiedere molto tempo e possono essere evitate. I luoghi che utilizzano controlli di modifica come parte del loro sistema generalmente credono che coloro che inviano moduli, reclami e applicazioni abbiano la responsabilità di garantirne l’accuratezza.
Alcuni luoghi possono fornire note con una presentazione restituita. Le osservazioni respinte potrebbero essere accompagnate da lettere che dettagliano la natura della discrepanza. Suggerimenti su come migliorare la presentazione possono anche essere inclusi nella lettera. L’obiettivo nella restituzione di un invio è correggere l’invio in modo che possa essere elaborato il prima possibile. Pertanto, coloro che inviano materiale che è necessario per superare un controllo di modifica sono spesso incoraggiati a inviare in anticipo per consentire il tempo di apportare eventuali correzioni, se necessarie.