Un dipendente confidenziale è qualsiasi persona impiegata con una determinata società a cui è concesso l’accesso a informazioni proprietarie riguardanti i rapporti del datore di lavoro con altri dipendenti dell’azienda. L’origine del termine si trova nelle leggi dello stato della California negli Stati Uniti, in particolare l’Higher Education Employer-Employee Relations Act, o HEERA, che è stata approvata nel 1984. Sebbene non siano impiegati in ogni cultura aziendale, in genere ci sono dipendenti di qualsiasi azienda che si adattano al profilo di base di un dipendente riservato, con le persone impiegate nelle capacità delle risorse umane come uno degli esempi più evidenti.
Le responsabilità di un dipendente riservato in genere comportano l’accesso a informazioni che non sono rese disponibili ai dipendenti in generale. Ad esempio, l’assistente amministrativo di un capo dipartimento può essere a conoscenza di informazioni sui supervisori che riferiscono a quel capo dipartimento che non sono condivisi con altri dipartimenti o anche con altri impiegati all’interno dello stesso dipartimento. Allo stesso modo, un project manager può avere accesso ai dati sui dipendenti selezionati per partecipare al team di progetto che altrimenti rimarrebbe in possesso del dipartimento delle risorse umane. La portata dei dati condivisi è spesso legata al lavoro, sebbene in alcune nazioni le informazioni possano anche essere di natura personale, specialmente quando la sicurezza è un problema.
Tutti i dati forniti a un dipendente confidenziale sono considerati in base alle necessità. L’uso delle informazioni è spesso limitato a compiti specifici, con istruzioni per condividere i dati solo con altri che necessitano anche delle informazioni per completare con successo i compiti loro assegnati. È probabile che un dipendente confidenziale sappia molto in merito alle fusioni in sospeso o ad altri eventi chiave nella vita dell’azienda prima che gli altri dipendenti vengano a conoscenza di tali attività e si prevede che rimarranno in silenzio fino a quando i proprietari sceglieranno di fare un annuncio pubblico.
Una delle qualità più importanti che ogni dipendente riservato deve possedere è la capacità di gestire le informazioni proprietarie in modo discreto e in linea con le politiche aziendali. Ciò significa che le informazioni ottenute su un membro della forza lavoro non sono condivise con nessun altro che non abbia bisogno di tali informazioni per svolgere le proprie funzioni. La mancata protezione della privacy dei dipendenti è considerata una violazione della riservatezza e può comportare un licenziamento immediato. A seconda delle leggi applicabili che si applicano in una determinata nazione o altra giurisdizione, il dipendente che ha condiviso le informazioni proprietarie a persone non autorizzate può anche essere soggetto a un’azione penale o civile a seguito di tale violazione.