Un flusso di lavoro di approvazione è un processo aziendale che richiede l’approvazione di un altro dipendente, ad esempio un manager, prima di continuare o completare. Esempi di flussi di lavoro di approvazione includono la firma di un membro dell’ufficio legale su un nuovo annuncio prima che venga stampato o che richieda l’approvazione del responsabile per le spese dei dipendenti che superano un determinato importo. Molte aziende utilizzano il software del flusso di lavoro aziendale per automatizzare i flussi di lavoro di approvazione.
I flussi di lavoro di approvazione possono essere specifici quanto necessario. I criteri per un processo del flusso di lavoro di approvazione possono includere gli importi delle transazioni, il valore potenziale di una vendita e il tipo di dipendente che gestisce l’attività. Altri problemi che possono innescare un’approvazione includono il periodo di tempo in cui un dipendente ha lavorato per l’azienda o la natura dell’attività che un dipendente sta svolgendo. È possibile combinare più criteri per attivare anche un’approvazione.
All’interno del software del flusso di lavoro, un flusso di lavoro di approvazione può attivare una serie di avvisi. La persona che deve concedere l’approvazione può ricevere un’e-mail, un messaggio di testo, un avviso pop-up o un messaggio all’interno del software stesso. L’attività o il documento che necessitano di approvazione possono essere congelati fino all’approvazione o potrebbero essere disponibili per la modifica da parte di altri. Il responsabile dell’approvazione può approvare la richiesta, rifiutarla o passarla a un altro dipendente. In alcuni sistemi, un flusso di lavoro di approvazione può richiedere più approvazioni. Ad esempio, una volta che un manager approva un contratto, può richiedere l’approvazione di un procuratore aziendale.
Molteplici eventualità dovrebbero essere prese in considerazione quando si costruisce un flusso di lavoro di approvazione. Ad esempio, le approvazioni devono avere scadenze, dopodiché la richiesta di approvazione viene passata a un altro potenziale approvatore. Le scadenze dovrebbero tenere conto della priorità dell’attività e delle altre scadenze connesse. Ad esempio, se un elemento grafico deve essere alla stampante entro venerdì per essere pronto per una prossima fiera, il flusso di lavoro di approvazione completo relativo a tale elemento grafico deve essere completato entro venerdì. Il software del flusso di lavoro dovrebbe anche essere consapevole delle vacanze degli approvatori e dei giorni di malattia quindi le richieste di approvazione non languiscono.
Un flusso di lavoro di approvazione può aggiungere valore a un flusso di lavoro creativo o aziendale esistente. Può creare coerenza richiedendo sempre l’approvazione quando sono soddisfatte determinate condizioni, invece di fare affidamento sulla memoria umana per ricordare quando e da chi chiedere l’approvazione. Un flusso di lavoro di approvazione può anche garantire che i nuovi dipendenti inesperti non commettano alcuni errori costosi. Può aiutare a garantire che i dipendenti senza scrupoli non possano elaborare vendite fasulle o bypassare anche le procedure stabilite.