Un libro di cassa è un diario, o libro mastro, in cui sono registrate tutte le transazioni commerciali. Il libro di cassa stesso è in genere organizzato in ordine cronologico e il libro viene regolarmente confrontato con gli estratti conto bancari per garantire che sia accurato. Alcune aziende utilizzano due libri: uno per i soldi in entrata e uno per i soldi in uscita. Ci sono forme sia fisiche che elettroniche di questo libro e alcune aziende le usano entrambe contemporaneamente. I libri di cassa vengono utilizzati anche per il controllo interno ed esterno, per garantire che non vi siano denaro in uscita illegalmente e per garantire al governo o a un’azienda affiliata che tutte le dichiarazioni aziendali siano accurate.
Il libro cassa stesso è organizzato in modo semplice. Tutti i record sono cronologici e di solito sono scritti nel libro quando la transazione ha luogo, o subito dopo che la transazione è stata completata, quindi il libro è il più accurato possibile. Per assicurarsi che il libro sia accurato, i manager di solito lo controllano regolarmente, magari una volta al giorno o una volta alla settimana, e confrontano tutti gli estratti conto bancari per assicurarsi che nessuna transazione sia stata persa o fraudolenta.
Per mantenere separate le transazioni, alcune aziende utilizzeranno due diversi libri cassa. Uno sarà creato per tutto il denaro in entrata, mentre l’altro sarà per il denaro in uscita. Per un’azienda con un numero elevato di transazioni, questo può essere l’ideale, perché sarà più facile cercare tra le transazioni per confrontare i record con gli estratti conto bancari.
Quando è iniziato il concetto di libro di cassa, erano disponibili solo libri di carta, ma anche i libri di cassa possono essere elettronici. Un libro fisico può essere più difficile da rubare, perché un libro non può essere hackerato, ma può anche occupare molto spazio. Un libro elettronico occupa poco spazio e di solito fornisce agli utenti strumenti e grafici per registrare e presentare meglio le registrazioni di cassa. Molte aziende utilizzano libri fisici ed elettronici, quindi ci sono record separati, per rendere più difficile per un dipendente o un manager rubare denaro.
Oltre a tenere traccia di tutte le transazioni commerciali, un altro importante ruolo del libro di cassa è quello di fungere da strumento di controllo. Gli audit possono essere interni o esterni; un audit interno viene avviato dall’azienda che detiene il libro e un audit esterno viene avviato da un’altra entità, come il governo o una società affiliata. Controllando i registri di cassa, confrontando i registri con gli estratti conto bancari e contando l’importo effettivo di denaro in azienda, i manager possono scoprire frodi o abusi di denaro. Tenere libri di cassa mostra anche che l’azienda è trasparente, il che di solito porta a una maggiore fiducia nell’azienda.
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