Un libro di registrazione originale rappresenta un’ubicazione fisica in cui i contabili inseriscono le transazioni finanziarie. Questi libri includono registri, riviste e libri mastri, sebbene altri elementi possano essere un libro di voci originali. I contabili utilizzano questi libri per separare le transazioni commerciali per tipo. Ogni libro consente ai contabili di avere registrazioni accurate per molti tipi di transazione e creare report specifici utilizzando queste informazioni. Sapere quale libro utilizzare e comprenderne l’importanza sono essenziali quando si registrano e si riportano le informazioni finanziarie di un’azienda.
Un registro non è necessariamente un termine classico per un libro di iscrizione originale. Sebbene le aziende private non utilizzino frequentemente questi libri, le organizzazioni pubbliche o governative potrebbero farne più uso. Ogni registro si collega a un fondo, che l’organizzazione pubblica utilizza per pagare elementi specifici. L’uso generale, il libro paga, la manutenzione e i progetti speciali sono alcuni fondi comuni che possono avere registri contabili. Le organizzazioni pubbliche utilizzano registri contabili per la contabilità dei fondi perché i fondi appropriati non possono avere alcun uso al di fuori dello scopo previsto.
I diari sono in genere tra i libri più comuni di entrata originale. Un giornale di contabilità fornisce un record cronologico per le transazioni commerciali. I contabili registrano ogni transazione utilizzando la data in cui si è verificata, che fornisce la cronologia cronologica di tali transazioni. I giornali includono incassi ed esborsi di cassa, transazioni generali, buste paga e altri tipi simili in base alle esigenze dell’azienda. Le riviste forniscono uno sfondo per la creazione di rapporti e dichiarazioni contabili.
La contabilità generale è forse il libro più importante della registrazione originale nella contabilità. Il libro mastro contiene il totale aggregato di ogni giornale utilizzato dalla società. È la fonte primaria per la creazione di report e la revisione delle informazioni relative all’attività aziendale. Questo libro è anche soggetto a revisione contabile esterna, con i revisori che raccolgono le informazioni dal libro mastro alle riviste. I totali aggregati nella contabilità generale devono corrispondere a ciascun giornale affinché l’azienda aderisca correttamente ai principi contabili nazionali.
I principi contabili in genere consentono a un’azienda di creare e utilizzare qualsiasi libro di registrazione originale di cui ha bisogno per registrare le transazioni commerciali. I principali standard che le aziende devono seguire includono l’utilizzo di debiti e crediti per ogni voce e la dimostrazione che tutti i debiti e i crediti sono uguali in totale. Questi standard sono i principi inerenti alla contabilità in partita doppia, il principale metodo di contabilità utilizzato dalle società per registrare le transazioni. L’uso di registri, riviste e libri mastri soddisfa questi requisiti. Ogni transazione spesso interessa due o più di questi libri di registrazione originale.
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