La contabilità del progetto è una forma di monitoraggio finanziario che consente alle persone di monitorare i costi e i ricavi associati a un progetto specifico. Ciò consente alle persone di mantenere i progetti nel budget, tenere traccia dei cambiamenti nelle spese e identificare le aree di interesse in modo che possano essere affrontate man mano che il progetto avanza. Questo tipo di contabilità differisce dagli altri tipi di contabilità perché invece di coprire un’intera azienda o un reparto specifico per un determinato periodo di tempo, affronta tutti i costi associati a un progetto, per tutto il tempo necessario.
Un esempio può essere visto nella contabilità di produzione, dove le persone tengono traccia delle spese associate alla produzione cinematografica e televisiva. Gli studi cinematografici vogliono tenere traccia delle spese per progetto perché forniscono un modo significativo per valutare le prestazioni al botteghino e controllare i costi. I contabili seguono il film durante tutta la produzione, raccogliendo dati da ogni reparto, dal marketing al guardaroba. Generano conti regolari per tenere le persone informate su quanto denaro viene speso e su quanto il film sta rispettando gli obiettivi di budget.
La contabilità del progetto è richiesta per legge in alcuni casi. Gli appaltatori governativi che completano progetti per conto del governo devono essere in grado di documentare le proprie spese in modo chiaro e dettagliato, fornendo una ripartizione delle spese specifiche del progetto. In altri casi, come con l’edilizia, può essere un modo utile per esaminare le spese e gestire le questioni contabili. Gli appaltatori, ad esempio, devono essere in grado di fornire stime accurate ai clienti e utilizzano la contabilità di progetto dai lavori precedenti per generare previsioni ragionevolmente vicine di quanto sarà costoso un determinato progetto.
Un team di contabilità di progetto può essere grande, specialmente per qualcosa che abbraccia più dipartimenti all’interno di un’azienda e richiede mesi o anni per essere completato. Un capo contabile è responsabile della supervisione del personale di supporto, inclusi altri contabili, impiegati e assistenti amministrativi. Potrebbero dover fornire informazioni con un preavviso e talvolta gestire la contabilità di più progetti, a seconda della struttura di un’organizzazione.
Un project manager, la persona che funge da punto di contatto e coordinamento per un progetto, si affida alla contabilità del progetto per mantenere i progetti vicini alle stime di budget originali e utilizza anche altri reparti per assicurarsi che i progetti siano completati entro un determinato lasso di tempo. Se sorgono problemi, il project manager deve essere in grado di spiegare cose come ritardi e sovraccosti di spesa in modo soddisfacente per il personale di supervisione, che potrebbe essere responsabile nei confronti di investitori, funzionari governativi e altre parti interessate.
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