Un portale fornitori è un sistema sicuro e proprietario per la gestione e la comunicazione con fornitori terzi di beni e servizi. Le aziende, le organizzazioni e le agenzie governative che interagiscono con un gran numero di venditori nelle aree operative hanno maggiori probabilità di implementare questo tipo di sistema di gestione formale. Un portale fornitori è in genere basato su Internet e consente la registrazione iniziale del fornitore e la gestione dell’account.
Gli appalti sono stati significativamente influenzati dall’uso diffuso di Internet per transazioni commerciali sicure. I sistemi di gestione dei contenuti basati sul Web hanno reso conveniente l’uso di Internet per consentire l’accesso alle informazioni condivise che possono essere gestite da entrambe le estremità del flusso di comunicazione. La registrazione, la comunicazione e la gestione dei fornitori, che sono sempre state un processo ad alta intensità di manodopera per i reparti acquisti, sono ora per lo più migrate verso un approccio basato su Internet e gestito dai fornitori per molte grandi aziende e istituzioni.
I portali Web sono database con interfacce intuitive. Un portale consente a un’azienda di disporre di un punto di raccolta per i dati accessibili a livello globale a chiunque sia in grado di connettersi a Internet. Il vantaggio più significativo è forse che l’utente del database gestisce il proprio account nel tempo, inserendo le informazioni di contatto ed effettuando selezioni dei contenuti senza la necessità che un dipendente dell’azienda raccolga e registri i dati manualmente per ogni nuovo utente o si assicuri che le informazioni siano aggiornate periodicamente. Una volta progettato il sistema di raccolta delle informazioni e registrato l’utente, si assume la responsabilità di accedere all’account e mantenerne la pertinenza.
Un portale fornitori consente ai fornitori di registrarsi presso un’azienda come fornitore interessato. La registrazione richiede in genere informazioni di base, come nome commerciale, indirizzo e codice fiscale, e chiede al fornitore di selezionare un nome utente e una password. Il sistema viene anche occasionalmente utilizzato per controllare i fornitori e richiederà informazioni aggiuntive su background, esperienza e qualifiche. Le aziende e le istituzioni più grandi con molte diverse opportunità del fornitore in tutte le aree operative consentiranno al fornitore di selezionare le sue aree di interesse, garantendo che riceverà avvisi di offerta solo per quelle aree particolari.
Ancora più importante, il portale del fornitore consente al fornitore di gestire il proprio account. Un tipico sistema gli consentirà di modificare le informazioni di contatto, scaricare pacchetti di offerte, inviare fatture e monitorare le transazioni. Al venditore è generalmente consentito un amministratore account e un numero di account utente con accesso limitato che possono ospitare il personale di supporto che potrebbe aver bisogno di lavorare occasionalmente nel sistema.