Un rapporto di riconciliazione è un tipo di documento che aiuta a fornire i mezzi per risolvere le differenze tra i vari tipi di esborsi o incassi associati a una determinata attività. I rapporti di questo tipo vengono spesso utilizzati dagli istituti finanziari per assicurarsi che tutti i conti siano in ordine. Le aziende utilizzeranno anche un rapporto di riconciliazione per bilanciare o riconciliare le cifre associate a diverse voci di bilancio, compreso il libro paga. Quando si tratta di riconciliazione dell’inventario, il report spesso aiuta a risolvere eventuali differenze che possono essere presenti tra un inventario fisico e l’inventario che si riflette nei registri dell’azienda.
Come strumento generale nella contabilità finanziaria, un rapporto di riconciliazione consente di rivedere tutte le transazioni associate a una determinata voce o conto e assicurarsi che il conto sia bilanciato. Una relazione sulla contabilità fornitori cercherebbe di bilanciare la presenza di debiti in sospeso con gli esborsi effettivi e sarebbe considerata equilibrata a condizione che gli esborsi avvengano prima che tali debiti scadano le loro date di scadenza. Allo stesso modo, un rapporto sulle retribuzioni rifletterebbe i saldi dovuti ai dipendenti per un determinato periodo di retribuzione e li riconciliava con gli esborsi effettivi dal conto delle retribuzioni.
Un rapporto di riconciliazione bancaria si concentrerà spesso sull’assicurarsi che tutti i crediti e gli addebiti associati a ciascun conto cliente siano registrati correttamente e che tali conti siano bilanciati in modo accurato. Le eccezioni che possono essere trovate durante il processo di riconciliazione vengono ricercate e di solito risolte rapidamente, sebbene alcuni istituti bancari consentano un qualche tipo di conto che funge da mezzo temporaneo per contabilizzare le transazioni bancarie non risolte che non sono ancora state associate a un particolare conto . L’intero processo rende più facile mantenere le finanze della banca e le registrazioni dei clienti aggiornate e prive di errori.
Il rapporto di riconciliazione dell’inventario è uno strumento comune utilizzato nelle impostazioni di produzione, nonché nei rivenditori e in altre aziende che gestiscono vari tipi di inventari. Di solito è necessaria una riconciliazione quando il conteggio fisico dell’inventario rivela discrepanze con i record dell’inventario aziendale. Eventi di questo tipo possono verificarsi per diversi motivi, tra cui il mancato conteggio accurato degli articoli ricevuti come parte di una spedizione in entrata, l’impossibilità di evadere completamente un ordine di spedizione pur continuando a contrassegnarlo come chiuso nei registri dell’azienda o addirittura furto di oggetti dall’inventario. Nella maggior parte dei casi, la preparazione del rapporto di riconciliazione includerà anche dettagli su ciò che più probabilmente ha portato alla discrepanza e rettificherà i registri dell’azienda per riflettere l’inventario fisico disponibile.
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