Un sistema di approvvigionamento è in genere un sistema computerizzato progettato per gestire il processo di approvvigionamento. Approvvigionamento è un termine usato per descrivere l’attività di acquisto per un’azienda o un’organizzazione. Esistono due tipi principali di sistemi di approvvigionamento: approvvigionamento elettronico e approvvigionamento standard. Entrambi i tipi di sistemi sono ampiamente disponibili e sono spesso inclusi in un prodotto software di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) o di contabilità.
Sebbene le funzionalità fornite variano a seconda del software, uno strumento di approvvigionamento tipico include richieste di acquisto, ordini di acquisto, entrate merci ed elaborazione delle fatture. Oltre a questi requisiti fondamentali, la maggior parte dei sistemi include una serie di strumenti di reporting. I processi di approvazione, i controlli e gli strumenti di gestione dei fondi integrati sono generalmente standard nei prodotti più grandi.
Il concetto principale di approvvigionamento è che la pianificazione, la pianificazione e l’acquisto di gruppo avanzati comporteranno risparmi sui costi, operazioni commerciali più efficienti e quindi una maggiore redditività. Un sistema di approvvigionamento viene utilizzato per gestire questo processo, fornendo tempi di consegna delle fatture, monitoraggio della spesa totale per tipo di merce, nonché impegni finanziari e gestione del flusso di cassa. L’implementazione completa di un sistema di approvvigionamento di solito comporta cambiamenti significativi nel processo aziendale esistente, in quanto il sistema richiederà che siano in atto determinati controlli interni e procedure.
Un sistema di approvvigionamento elettronico è anche noto come e-procurement. Questo termine viene utilizzato per descrivere il software che consente agli acquirenti di accedere ai cataloghi del fornitore tramite Internet, nonché di accettare fatture elettroniche. Gli acquirenti selezionano i loro materiali, indicano i conti da addebitare per l’acquisto e creano un ordine di acquisto nel sistema contabile. Tutte le attività relative agli appalti vengono completate nel sistema elettronico, riducendo le pratiche burocratiche e aumentando l’efficienza.
L’elaborazione elettronica delle fatture consente alle aziende selezionate di semplificare ulteriormente la revisione e l’approvazione delle fatture. I dati vengono quindi instradati attraverso una serie di approvazioni online prima di essere elaborati per il pagamento nel sistema contabile. Questo tipo di sistema di approvvigionamento è molto popolare nelle grandi aziende, dove sono in atto contratti di appalto per gestire l’attività di spesa. Per queste aziende, la riduzione dei tempi del personale per l’elaborazione delle fatture offre un eccellente ritorno sugli investimenti.
Un sistema di approvvigionamento standard è completamente integrato con il pacchetto software di contabilità utilizzato dall’organizzazione. Tutte le attività di acquisto vengono monitorate e gestite attraverso questo modulo, consentendo all’azienda di controllare le spese e tenere traccia delle opportunità per maggiori risparmi. Rapporti, analisi e controlli interni sono tutti integrati in questo tipo di software e sono progettati in base alle migliori pratiche. L’implementazione di un sistema di approvvigionamento è uno dei modi più semplici per migliorare l’efficienza operativa.