Un sistema informativo automatizzato è semplicemente un sistema mediante il quale le informazioni vengono elaborate per la raccolta e la distribuzione attraverso una serie di processi automatizzati. Il sistema spesso richiede pochissima interazione umana oltre all’installazione e alla manutenzione. Viene spesso utilizzato per accedere alle informazioni e inviarle alle persone. Coloro che utilizzano questi tipi di sistemi includono governi, biblioteche e aziende private.
L’uso di un sistema informativo automatizzato, noto anche come sistema di gestione automatizzata delle informazioni, può essere di grande beneficio sia per le istituzioni governative che per le aziende private. Il processo di diffusione rapida delle informazioni attraverso un sistema automatizzato può far risparmiare molte ore di lavoro noioso, fornendo così un risparmio sui costi per l’entità che ha bisogno di distribuire tali informazioni. Questo tipo di sistema può fare di tutto, dal ricordare alle persone quando una fattura è dovuta all’avviso di una situazione potenzialmente grave.
Un esempio di sistema informativo automatizzato con cui molti negli Stati Uniti hanno familiarità è il sistema Amber Alert. Questo sistema è una rete nazionale automatizzata per avvisare gli individui di un possibile bambino rapito. Il sistema può essere messo a punto in modo che le informazioni vengano inviate a un’area geografica limitata in cui è probabile che si trovi il bambino. In pochi minuti, può essere visualizzato o trasmesso su segnali stradali, televisione e radio, e-mail, telefonate e persino messaggi di testo sui telefoni cellulari. L’utilizzo di individui per distribuire queste informazioni non solo sarebbe molto costoso, ma farebbe anche perdere tempo prezioso, consentendo a un possibile autore di fuggire con il bambino.
Un sistema informativo bibliotecario automatizzato è particolarmente utile per coloro che cercano materiali bibliotecari specifici. Spesso l’intero catalogo a schede di una biblioteca è disponibile sia nella biblioteca stessa, utilizzando la rete della biblioteca, sia online. Non appena i libri vengono scansionati, verranno immediatamente mostrati come disponibili, senza che sia necessario alcun ulteriore lavoro da parte del bibliotecario. Le funzionalità online di questo tipo di sistema informativo automatizzato sono particolarmente convenienti per l’utente della biblioteca. Non c’è bisogno di andare in biblioteca, solo di rimanere delusi se i materiali desiderati non sono disponibili, in quanto possono essere controllati direttamente da casa.
Nel business privato, anche un sistema informativo automatizzato potrebbe essere molto importante, soprattutto quando si tratta di vendite e soddisfazione del cliente. Ad esempio, coloro che conducono campagne di marketing di massa per telefono possono utilizzare questi sistemi per tenere traccia dei clienti. Alcuni di questi sistemi non solo comporranno il numero, ma potrebbero fornire l’intera presentazione delle vendite. In altri casi, il telefono che squilla verrà indirizzato direttamente a un live marketer. Questo tipo di sistema può anche tenere traccia delle ore dei dipendenti e del libro paga.