Il superamento dei costi si riferisce a una situazione in cui un progetto sostiene spese superiori ai costi previsti delineati nel budget per il progetto. Quando si verifica un superamento dei costi, ciò significa che il team che lavora su un progetto ha speso tutto il denaro preventivato per il progetto. Un progetto che ha raggiunto il superamento dei costi richiede denaro in eccesso rispetto al budget originale per completare il lavoro. Gli sforamenti dei costi possono verificarsi per una serie di motivi, ma di solito sono evitabili con un’attenta progettazione del budget e la pianificazione delle spese di progetto.
Quando un progetto supera il budget, può costare a un’organizzazione più di denaro extra. Il superamento dei costi in un progetto può causare ritardi mentre il project manager trova più denaro per il progetto. Nel peggiore dei casi, un superamento dei costi può portare un progetto a un arresto completo se non sono disponibili fondi per compensare la differenza e finanziare il completamento del progetto.
I motivi per un superamento dei costi possono includere scarsa organizzazione, mancanza di informazioni o richieste del cliente superiori a quanto pianificato per un progetto. Una cattiva organizzazione può derivare da una scarsa pianificazione del progetto o dalla mancanza di esperienza nella pianificazione del tipo di progetto in questione. Anche la mancanza di informazioni accurate sul progetto può influenzare l’accuratezza delle proiezioni di budget. Se un project manager non dispone delle informazioni necessarie per pianificare un progetto, il budget può essere determinato da numeri errati derivati da informazioni errate. Informazioni inaffidabili possono causare costi aggiuntivi che rendono il budget inferiore a quello necessario per completare un progetto.
Spesso, un superamento dei costi può verificarsi quando un cliente richiede un lavoro che non era originariamente previsto in un progetto. Un buon esempio di ciò potrebbe essere un proprietario di casa che fa più richieste extra di un appaltatore senza adeguare il budget per il progetto di costruzione. Poiché i materiali e la manodopera extra costano denaro, eventuali richieste extra aggiungono costi aggiuntivi alla spesa di un progetto. Questi costi aggiuntivi possono far sì che un appaltatore superi il budget se i costi delle richieste aggiuntive non vengono aggiunti al budget previsto originale.
A volte, i superamenti dei costi si verificano per caso. Traffico, incidenti e disastri naturali possono creare danni e ritardi che si aggiungono al costo di un progetto preventivato. Il modo migliore per evitare ritardi di lavoro a causa del superamento del budget è accantonare fondi di emergenza per un progetto nel caso in cui ostacoli imprevisti facciano sì che un progetto superi il budget.
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