Un softphone è un’applicazione per computer che consente agli utenti di effettuare chiamate telefoniche direttamente dal proprio computer. Viene spesso utilizzato in combinazione con Voice over Internet Protocol (VoIP), una forma di telefonia informatica. Il telefono fa parte di una categoria di tecnologia nota come integrazione della telefonia del computer (CTI). Con questa tecnologia è possibile effettuare chiamate dal PC a una linea telefonica, da un telefono al PC o tra computer abilitati.
Il software per un softphone di solito imita l’aspetto di un vero telefono e può assumere la forma di un programma autonomo con una propria finestra o di un programma incorporato in un’applicazione Web o in un altro programma per PC. I comandi possono essere immessi tramite la tastiera o l’interfaccia su schermo. Le conversazioni vengono condotte su una cuffia con microfono incorporato, con un microfono e gli altoparlanti del computer o su un telefono USB, un telefono che si collega alle porte USB del computer. La scheda audio del computer viene utilizzata per fornire input e output audio.
Il tipico softphone ha tutte le funzionalità e le caratteristiche di un telefono convenzionale, inclusi la composizione rapida, la teleconferenza, l’inoltro di chiamata e l’avviso di chiamata. Molte aziende dispongono di programmi da scaricare, ma il software da solo non consente agli utenti di effettuare chiamate. È necessario utilizzare un softphone con VoIP o una rete locale (LAN) esistente. Ci sono diversi fornitori di servizi di telefonia Internet tra cui scegliere. Il tipo giusto dipende dalle esigenze dell’utente, ad esempio se il telefono verrà utilizzato per chiamate di lavoro o personali.
Il softphone è più popolare nelle applicazioni aziendali. È adatto per gli utenti che desiderano avere la possibilità di trasportare il telefono dell’ufficio insieme a tutte le sue funzioni e directory su un laptop, come quelli che usano frequentemente il computer e il telefono contemporaneamente e che potrebbero dover viaggiare. Gli esempi includono i dipendenti di un call center che riceve chiamate di vendita o di supporto tecnico. Per questi utenti, le informazioni sul cliente possono essere impostate per essere visualizzate automaticamente nella finestra del software quando il telefono squilla.
Per le aziende che utilizzano dialer predittivi per effettuare grandi lotti di chiamate, è possibile integrare un programma softphone con il sistema esistente. Molti programmi possono generare report e grafici che mostrano informazioni sulla campagna di chiamate, come le statistiche per le chiamate in entrata e in uscita. Questa tecnologia consente inoltre a più dipendenti di lavorare da casa, offrendo un potenziale risparmio economico alle imprese.