Una copia autenticata è un duplicato di un documento legale convalidato come riproduzione fedele e legalmente riconosciuta della documentazione originale. I dettagli esatti e i requisiti di una copia autenticata variano in base alla regione, ma ci sono alcuni fattori applicabili a quasi tutti i documenti legali di questo tipo, indipendentemente dalla posizione geografica. Una copia autenticata è spesso una fotocopia e reca il timbro e/o la firma di un notaio o di altra persona che rappresenta l’ente che rilascia il documento.
È possibile ottenere copie certificate per una serie di motivi. Certificati di nascita, certificati di matrimonio, decreti di divorzio, trascrizioni scolastiche e registri pubblici sono tutti esempi di documenti generalmente ottenuti in forma di copia autenticata. È importante ricordare che una copia autenticata non significa che le informazioni sul documento siano corrette o autentiche; afferma semplicemente che la copia è una riproduzione fedele del documento originale. In altre parole, se il documento originale non è corretto, lo sarà anche la copia autenticata.
Luoghi diversi hanno regole diverse che circondano le copie autenticate. Negli Stati Uniti, ad esempio, molti stati consentono ai notai certificati di verificare e convalidare le copie come veri duplicati dell’originale. Nella maggior parte degli stati, il notaio timbra la copia con un sigillo speciale che solleva leggermente una piccola porzione della carta in un design unico. Il design di solito porta il sigillo ufficiale dello stato in cui il notaio è certificato.
Non ci sono regole governative relative alle copie autenticate in Australia. Gli australiani utilizzano principalmente una copia certificata come un modo per dimostrare che una fotocopia è una riproduzione accurata del documento originale. Dato che non sono in vigore leggi che dettino i parametri di una copia autenticata, possono essere acquisiti con poca fatica da una varietà di uffici amministrativi. Una copia autenticata di identificazione è uno dei tipi più comuni di copie autenticate in Australia.
Anche nel Regno Unito è facile ottenere copie certificate di identità. Gli uffici postali possono svolgere questa funzione e, per una cifra simbolica, un individuo può far studiare, verificare e convalidare fino a tre copie della documentazione legale. Sebbene non tutti gli uffici postali in Inghilterra possano svolgere questa funzione, molti offrono il servizio e in genere pubblicizzano questo fatto. La persona autorizzata esaminerà attentamente entrambi i documenti, scriverà le parole “Questa copia è una vera somiglianza dell’originale” sulla copia, firmerà la copia e la timbra.